Presenteren kan frustrerend zijn. Ondanks een urenlange voorbereiding komt je boodschap niet over. Herkenbaar? Misschien onderschat je het belang van de context van je publiek.
Het is de paradox waar elke spreker mee te maken krijgt. Je kunt je presentatievaardigheden trainen en je boodschap perfectioneren, maar over de belangrijkste factor heb je geen controle: je publiek.
Tegelijkertijd is je presentatie pas geslaagd als je het publiek bereikt met je boodschap. Twee vragen zijn dan ook van cruciaal belang: wie zijn je toehoorders en in welke context luisteren zij naar je?
Het belang van context voor je toehoorders
In 2019 onderzochten Sanoma en MarketResponse het belang van context voor de ontvangers van een boodschap. De studie is primair gericht op content voor een lezerspubliek.
Het leidt echter tot een contextmodel dat ook waardevol is voor sprekers die een boodschap willen afstemmen op hun publiek. Hieronder gaan we in op de verschillende onderdelen van het model.
Drie contextvariabelen
Als spreker geef je betekenis aan de boodschap die je verzendt. Je toehoorders doen dat ook wanneer ze je boodschap ontvangen. Daarbij spelen drie variabelen een rol: wie zijn ze, wanneer nemen ze de informatie tot zich en waar doen ze dat?
De eerste variabele is het lastigst vast te stellen. Een publiek is nooit een coherent geheel – en als je voor een volle zaal staat heb je niet de gelegenheid om iedereen individueel onder de loep te nemen. Je moet dus een aantal aannames maken.
Drijfveren
De eerste aanname heeft betrekking op de drijfveren van je toehoorders. Om die te achterhalen kun je de retorische situatie analyseren, bestaande uit een spreker, een publiek en een aanleiding.
Die aanleiding heeft twee kanten: enerzijds kom jij als spreker iets brengen. Anderzijds komen je toehoorders iets halen.
Wat zijn hun motieven om in de zaal te zitten? Welke behoefte willen ze vervuld zien? Wat vinden ze belangrijk in het leven, in hun werk of – concreter – in een spreker?
Als je die waarden kunt identificeren, heb je de eerste stap gezet om je boodschap af te stemmen op je doelgroep.
Individuele beleving
De tweede aanname gaat over de individuele beleving van je toehoorders. Die is lastig te peilen, zeker als je voor grote groepen spreekt.
Het gaat in dit verband om de belevingswereld van elk individu: welke associaties roepen je uitspraken op, welke emoties wakker je aan met je uitstraling en in hoeverre kan hij of zij zich met jou identificeren?
De individuele beleving kun je positief beïnvloeden door een persoonlijke connectie te maken. Wanneer de aanwezigen het gevoel hebben dat je aan hun kant staat, groeit de kans dat ze zich openstellen voor je boodschap.
Moment
In veel gevallen weet je precies wanneer je presentatie plaatsvindt. Je kunt dus rekening houden met het seizoen, het dagdeel en het specifieke tijdstip.
Ook kun je inspelen op gebeurtenissen die een effect kunnen hebben op je publiek. Daar moet je overigens wel goed over nadenken: je wilt niet degene zijn die onnodig pijnlijke onderwerpen aansnijdt.
Verder heb je weinig invloed op het specifieke moment van je presentatie. Er kan altijd iets onverwachts gebeuren.
Het gaat er vooral om hoe je daar als spreker mee omgaat. Als je ontspannen blijft en vertrouwt op je improvisatievermogen, komt dat je likability alleen maar ten goede.
Fysieke omgeving
Sta je in een kleine ruimte of een grote theaterzaal? Dat kan nogal bepalend zijn voor de betekenis die je publiek geeft aan je presentatie.
Als je op een zomerse dag in een benauwd lokaaltje een presentatie geeft over klimaatverandering, kan het best zijn dat je onbedoeld alarmistisch overkomt op de toehoorders.
Zorg er in elk geval voor dat je in grote ruimtes de achterste rijen aanspreekt, dat er in kleine zaaltjes voldoende frisse lucht binnenkomt en dat je voor iedereen zichtbaar en verstaanbaar bent.
Ook is het slim om lichte slides met donkere letters te gebruiken, zodat je visuele ondersteuning op ieder projectiescherm goed te zien is.
Schat jij het belang van de context op waarde?
Het succes van je presentatie hangt af van je publiek. Houd daar dus rekening mee als je jezelf voorbereidt. Pas als je weet wie je voor je hebt zitten, kun je de vorm en inhoud van je presentatie daarop afstemmen.
