Presenteren: de ultieme gids voor professionals

Hoe geef je een goede presentatie? Dat is een vraag waar veel professionals mee rondlopen. Jij ook? Dan ben je bij De Presenteerschool aan het juiste adres. Deze gids gaat over professioneel presenteren. Hierin vind je een overzicht van vaardigheden en technieken die je als professional moet beheersen om voortreffelijke presentaties te geven.

1. Wat is een goede presentatie?

Als je wilt leren hoe je een goede presentatie geeft, moet je eerst weten wat überhaupt een goede presentatie is. Om je verwachtingen vast een beetje te temperen: het is onmogelijk daar een eenduidig antwoord op te geven. De kwaliteit van je presentatie hangt immers samen met verschillende factoren, zoals de context waarin je haar geeft, de doelgroep die je aanspreekt en het doel dat je wilt bereiken.

Desondanks zijn er elementen waaraan elke presentatie, ongeacht de omstandigheden, moet voldoen. Er is bijvoorbeeld geen normaal mens die het prettig vindt te luisteren naar een spreker die zijn zenuwen niet in bedwang kan houden. Als je een presentatie geeft moet je rust uitstralen. Je moet je ademhaling onder controle hebben, een open houding aannemen en je moet weten hoe je je handen gebruikt.

Tegelijkertijd is het van belang dat je de zaal geboeid houdt. Hoe ontspannen je ook bent: met rust alleen red je het niet. Je moet tevens energie uitstralen en je charisma benutten. Verder wil je dat je publiek je boodschap begrijpt. Het is daarom van belang je taalgebruik af te stemmen op de ontvangers van de boodschap. Er komen, met andere woorden, veel verschillende vaardigheden bij kijken om succesvol voor een groep te staan en een goede presentatie te geven.

Een presentatie geef je nooit voor jezelf

Heb je al die vaardigheden onder de knie? Dan komt nu het lastige gedeelte, want om overtuigend te spreken moet je ervoor zorgen dat je tijdens het presenteren zo min mogelijk met jezelf bezig bent. Je heb namelijk slechts één doel en dat is om je boodschap over te brengen op je doelgroep. Je kunt nog zoveel aandacht besteden aan de voorbereiding, vormgeving en inhoud, maar als je boodschap niet aankomt is je doel niet bereikt. Er is dan ook slechts één graadmeter voor de kwaliteit van je presentatie: de reactie van de zaal.

Je praatje draait dus om je publiek en niet om jou. Het paradoxale hiervan is dat je niet zelf in de hand hebt of je boodschap overkomt. Je bent afhankelijk van de mensen in de zaal, die je uiteraard wel kunt beïnvloeden met je presentatie. Op de een of andere manier moet je ze ontvankelijk maken voor wat je te vertellen hebt. Daarvoor kun je diverse technieken toepassen, waarvan de fundamenteelste is dat je contact met ze maakt. Een presentatie staat en valt doorgaans bij de mate waarin je daarin slaagt.

Waarom moeten professionals goed kunnen presenteren?

Hoewel veel professionals beseffen dat het essentieel is om goed te kunnen presenteren, genieten presentatievaardigheden in Nederland niet de status die ze verdienen. Hoe belangrijk zijn presentatievaardigheden voor jou als professional?

Die vraag werd in 2014 voorgelegd aan ruim tweeduizend hoogopgeleide professionals. ¹ Uit het onderzoek, uitgevoerd door werknemers van Prezi (de interactieve presentatietool die later in deze gids nader aan de orde komt) en onderzoeksbureau Harris Poll, bleek dat 70 procent van de ondervraagden presenteren beschouwt als een doorslaggevende factor in het carrièresucces en dat 75 procent graag zijn of haar presentatievaardigheden zou verbeteren. Presentatievaardigheden mogen dus met recht een integraal onderdeel van de professionele ontwikkeling genoemd worden.

Angst en onwil om te investeren in personeel

Dat is echter precies waar de schoen wringt. In de zomer van 2018 ondervroeg Robidus Adviesgroep meer dan duizend werknemers over de mogelijkheden die ze van hun baas krijgen om zichzelf bij te scholen. ³ Uit het onderzoek bleek dat veel werkgevers huiverig zijn om in de professionele ontwikkeling van het personeel te investeren “omdat ze bang zijn dat het personeel na de opleiding vertrekt naar een andere werkgever.” De angst regeert kennelijk, terwijl het bedrijf zelf veel baat kan hebben bij personeel dat zich ontwikkelt.

Hoe het ook zij: je doet er als professional goed aan je presentatievaardigheden te ontwikkelen. De Presenteerschool helpt je hierbij. Bekijk ons aanbod om meer te weten te komen over de cursussen, trainingen en coachingstrajecten die we verzorgen. Mocht je het voorlopig zelf willen proberen, lees dan verder om te weten komen hoe je een goede presentatie geeft.

ADVIES NODIG? CURSUS VOLGEN? OFFERTE AANVRAGEN?

2. Hoe geef je een goede presentatie?

Hieronder vind je twaalf aspecten waar je aandacht aan moet besteden om een goede presentatie te geven, ongeacht de situatie waar je in verkeert. We bespreken eerst de voorbereiding van de presentatie. Daarna gaan we in op technieken die je kunt toepassen om je boodschap over te brengen. Tot slot behandelen we de performance die jij als spreker levert – dus het presenteren zelf.

2.1. De essentie van je presentatie

Als je een presentatie gaat geven, is het van belang dat je weet wat je wilt vertellen. Allereerst moet je dus de essentie van je presentatie helder voor ogen krijgen. Dat doe je door het doel vast te stellen, de doelgroep te definiëren en de boodschap te formuleren.

Het doel

Zoals elke vorm van zakelijke communicatie kan een professionele presentatie vier doelen hebben:

• informeren;
• instrueren;
• overtuigen;
• activeren.

Je achterhaalt het doel door jezelf af te vragen welk effect je bij de luisteraars teweeg wilt brengen.

Wil je dat ze na je presentatie meer weten dan vooraf? Dan is het je doel om ze te informeren. Wil je dat ze dankzij jouw praatje snappen hoe ze iets moeten doen? Dan is het je doel om ze te instrueren. Wil je dat ze naderhand een andere mening toegedaan zijn? Dan is het je doel om ze te overtuigen. Wil je dat ze na afloop iets gaan doen? Dan is het je doel om ze te activeren.

Bij het vaststellen van je doel gaat het er niet om of je het gewenste resultaat daadwerkelijk bereikt. Je kunt een heel goede presentatie geven, alleen maar om te ontdekken dat niemand in het publiek iets heeft geleerd, aan het denken is gezet of tot handelen is aangespoord. Hoewel dat zeker stof tot nadenken geeft, wil het niet automatisch zeggen dat je het verkeerde doel hebt gekozen – hoe teleurstellend het ook mag zijn. Overigens wordt doorgaans ook amuseren als communicatief doel onderscheiden, maar dat is geen zakelijk doel. Cabaretiers behoren tot de sprekers die willen amuseren.

De doelgroep en de boodschap

Zoals gezegd ligt het niet alleen aan jou of je het doel bereikt. Uiteindelijk kiezen de toeschouwers zelf of ze zich door je laten beïnvloeden. De vraag is dus hoe je de kans zo groot mogelijk maakt dat ze daar inderdaad voor kiezen. Daarvoor moet je inzoomen op het publiek. Wat voor soort mensen wil je aanspreken met je presentatie en wie zitten er überhaupt tegenover je? Als je daar een eenduidig antwoord op kunt geven, is het eenvoudiger tijdens het presenteren de juiste toon aan te slaan en te bepalen welke informatie je deelt of juist achterwege laat.

Zodra je weet welk doel je wilt bereiken en welke doelgroep je op het oog hebt, is de tijd rijp te bepalen welke boodschap je wilt verspreiden. Waarover wil je de mensen uit je doelgroep informeren? Welke instructies wil je ze geven? Waarvan wil je ze overtuigen? Waartoe wil je ze activeren? Door de vraag te beantwoorden die op jouw situatie van toepassing is, breng je de boodschap die je uitdraagt onder woorden. Wees je ervan bewust dat het hier om de essentie draait. Probeer je antwoord zo beknopt mogelijk te formuleren.

Vind je dit lastige materie? Lees dan dit artikel om je doel, doelgroep en boodschap kort en bondig op papier te zetten.

2.2. De structuur van een goede presentatie

Voor de structuur van een goede presentatie gaan we uit van de klassieke indeling in inleiding, kern en slot. De oude Grieken gebruikten deze indeling al en ze werkt nog steeds. ⁵ Wij leggen je uit hoe je vrij eenvoudig van die traditionele opbouw kunt afwijken, zonder een ongestructureerde presentatie te geven.

Vóór de inleiding

In haar boek Structuring your novel benadrukt K.M. Weiland het belang van een pakkend begin. “Lezers zijn als vissen. Slimme vissen. Vissen die weten dat schrijvers erop uit zijn ze te vangen, naar binnen te hengelen en gevangen te houden voor de rest van hun leven. Zoals alle zichzelf respecterende vissen laten lezers zich niet gemakkelijk vangen. Ze geven zich niet over aan de verlokking van je verhaal, behalve als je ze een onweerstaanbaar haakje voorhoudt.” ⁶

Hoewel het in deze context niet om lezers maar om toeschouwers gaat, geldt hetzelfde principe voor een presentatie: voordat je inhoudelijk van start gaat moet je op een onweerstaanbare wijze de aandacht trekken van je publiek – zeker omdat die aandacht niet vanzelfsprekend is. In het Engels wordt dat de grab of de hook genoemd. Omdat ‘grijp’ en ‘haakje’ minder krachtig klinken, houden we in deze gids de Engelse termen aan. Wil jij trouwens inspiratie opdoen om een goede start te maken? In deze post vind je zes manieren om invulling te geven aan de eerste minuut van je presentatie.

De inleiding van je presentatie

Het doel van een inleiding is om de luisteraar voor te bereiden op de kern. Voor je publiek is het eenvoudiger je presentatie te volgen als het weet wat het kan verwachten. Daarom is het in de inleiding wenselijk jezelf voor te stellen, de aanleiding en de doelstelling van je presentatie te behandelen en duidelijk te maken welke vraag of stelling in je praatje centraal staat. Verder kun je ervoor kiezen de structuur uiteen te zetten. Hieronder staan de onderdelen op een rij:

• Jezelf voorstellen;
• Aanleiding beschrijven;
• Doelstelling formuleren;
• Centrale vraag of stelling benoemen;
• Structuur uiteenzetten.

Als je al deze aspecten aanstipt, weten de luisteraars precies waar ze aan toe zijn en kunnen ze aandachtig luisteren naar wat je zegt. Overigens is het van belang te onthouden dat je in de inleiding niet per se deze volgorde hoeft aan te houden. Het kan, met de eerder genoemde hook in het achterhoofd, bijvoorbeeld veel boeiender zijn om te beginnen met de vraag of stelling die aan je presentatie ten grondslag ligt. Een voorwaarde is wel dat de vraag of stelling interessant genoeg is om mee te beginnen.

De kern van je presentatie

Een goede presentatie is ingebed in een weldoordachte inleiding en een dito slot. Toch hebben die twee onderdelen geen nut zonder een krachtige kern. Dat deel gebruik je immers om de doelstelling van je presentatie te realiseren. Het publiek verlangt nu naar de informatie die je hebt beloofd of naar de argumenten voor de stelling die je geponeerd hebt. Met de inleiding heb je de toeschouwers een voorproefje gegeven en in de kern krijgen ze het hoofdgerecht voorgeschoteld.

Het hoofdgerecht is overigens niet per se één maaltijd. Zoals veel diners uit meerdere gangen bestaan, kan je presentatie meerdere kernen bevatten. Bij een informatieve presentatie kun je de centrale vraag opsplitsen in deelvragen, die je in de kern een voor een beantwoordt. Bij een instructieve presentatie draait de kern om je uitleg. Geef je een overtuigende of activerende presentatie, dan kun je een centrale stelling onderbouwen met een hoofdargument. Als je dat argument vervolgens in sub-argumenten onderverdeelt, heb je de structuur van de kern te pakken.

Hoe je de kern vormgeeft hangt af van het onderwerp. Essentieel is dat je de kern in dienst stelt van het doel dat je wilt bereiken. Houd dus een structuur aan die aansluit bij je boodschap. Zo zorg je ervoor dat je publiek je verhaal kan volgen en na de kern alle informatie tot zich heeft genomen die je wilt delen. Onthoud ten slotte het adagium voor iedere spreker: less is more.

Het slot van je presentatie

Hoe sluit je een presentatie goed af? Die vraag lag ten grondslag aan een onderzoek dat communicatiedeskundigen Andeweg, De Jong en Wackers in 2009 uitvoerden onder ongeveer 250 participanten. ⁷ Ze kwamen tot twee belangrijke conclusies. Ten eerste onthoudt het publiek de inhoud van het slot beter als de spreker dat slot expliciet aankondigt (bijvoorbeeld door te zeggen: “Dames en heren, ik ga afronden.”). Kennelijk hebben luisteraars over het algemeen behoefte aan structuur. Het is dus raadzaam deze nu en dan expliciet te benoemen – ook wanneer dat jou als spreker overbodig toeschijnt.

Ten tweede blijkt informatie uit de presentatie beter te blijven hangen wanneer je in het slot een samenvatting van de kern geeft. Belangrijk is dan wel dat de samenvatting informatief en gestructureerd is. Dat doe je door vaag taalgebruik te vermijden en de onderwerpen te benoemen in de volgorde die je ook in de kern hebt aangehouden. Houd er verder rekening mee dat je geen nieuwe informatie introduceert in het slot. Als je de neiging voelt om dat wel te doen, dan is er iets mis met je kern: blijkbaar heb je daar ten onrechte informatie achterwege gelaten. Heb je behoefte aan meer advies? Lees dan deze blogpost over de afronding van de presentatie.

Ná het slot

Als je in het slot een samenvatting hebt gegeven, kun je afsluiten door het publiek de gelegenheid te geven om vragen te stellen. Dat is wederom een veilige, maar ook wat saaie keuze. Wil je je presentatie van een krachtig einde voorzien? Dan moet je terugverwijzen naar de hook waar je mee begonnen bent. Uit het eerder aangehaalde onderzoek blijkt namelijk dat luisteraars het prettig vinden als de spreker een afgerond verhaal vertelt. ⁸ Je moet de cirkel rondmaken. Dat kun je op allerlei manieren doen, bijvoorbeeld door het einde te vertellen van de anekdote waar je de presentatie mee bent begonnen of door je stelling te herhalen en daar een gewaagde uitsmijter aan toe te voegen.

2.3. Presentatieformats

Hoewel elke goede presentatie een inleiding, kern en slot heeft, kan het voor het publiek saai zijn als een spreker braaf die structuur volgt. De inleiding-kern-slotstructuur kan soms aanvoelen als fietsen met zijwieltjes, puur omdat ze zo prominent aanwezig is. Als je een uitdagender keuze wilt maken, bestaan er talloze presentatievormen met een eigen format, dat nu eens dwingender en dan weer minder dwingend is. Hieronder bespreken we er drie: de talk, de pitch en de pecha kucha.

De talk

In deze longread vertellen we je alles over de talk. Meestal is het een informatief verhaal, maar dat wil niet zeggen dat er geen moraal in kan doorklinken. Integendeel, de boodschap kan een zeer overtuigend of activerend karakter hebben. Het dankbaarste voorbeeld hiervan zijn TED-talks, die uitgaan van anekdotische of wetenschappelijke informatie maar vaak als onderliggend doel hebben om een moraal te verspreiden, een product te verkopen of een organisatie te promoten. Het wordt de sprekers bij TED echter afgeraden dat expliciet te doen. ⁹ Als verhalende presentatievorm leent de talk zich uitstekend voor dat type presentaties. Het succes van evenementen als het Brainwash Festival hangt samen met deze vorm.

De pitch

De pitch is een kort praatje waarin de informatie volledig is teruggebracht tot de kern. Deze presentatievorm dankt zijn populariteit aan de vluchtige tijd waarin we leven: we willen informatie het liefst snel en in hapklare brokken tot ons nemen. De pitch komt in vele variaties voor. De bekendste daarvan zijn de sales pitch, de elevator pitch en de investeringspitch. Hoewel ze alle drie een ander doel hebben, is er één belangrijke overeenkomst: hoe korter ze zijn, des te krachtiger. Je kunt de AIDA-structuur als uitgangspunt nemen.

Veel sprekers willen hun boodschap met een pitch binnen een minuut presenteren. Toch hanteert niet iedereen dezelfde vereisten. In Nederland denken we bij een pitch vaak aan de elevator pitch, die tussen de dertig seconden en twee minuten duurt, maar in de Verenigde Staten worden regelmatig sales pitches van ruim twintig minuten gegeven. ¹⁰ De pitch is bij uitstek geschikt om te geven zonder audiovisuele ondersteuning, bijvoorbeeld tijdens een sollicitatiegesprek, een productpresentatie of een netwerkborrel. Je kunt er ook voor kiezen om te werken met een pitchdeck van zes tot twaalf slides om de elementen uit je pitch visueel te ondersteunen.

De pecha kucha

De pecha kucha is al jaren in opkomst. Het wachten is op zijn definitieve doorbraak, hoewel het de vraag is of deze manier van presenteren ooit zo populair wordt als bijvoorbeeld de sales pitch. Daarvoor is de pecha kucha waarschijnlijk net wat te ingewikkeld.

Toch is het concept eenvoudig: je houdt een praatje aan de hand van twintig slides die allemaal precies twintig seconden getoond worden. Het is dus een ideaal format om in relatief weinig tijd (exact 6.40 minuten) heel veel te zeggen. Bovendien is het een fantastische manier om het publiek geboeid te houden, want de toeschouwers zien elke sheet lang genoeg om de rode draad te volgen, maar krijgen ook voldoende afwisseling voorgeschoteld om op te blijven letten.

Overigens heeft dit format een enorme aantrekkingskracht op ambitieuze professionals, getuige de vele pechakuchabijeenkomsten die overal ter wereld worden georganiseerd. Dat is niet zo vreemd: deze presentatievorm is uiterst geschikt om beter te leren presenteren. Vrijwel alles wat jij als professional nodig hebt om een goede presentatie te geven, komt tijdens een pecha kucha aan de orde.

Welk format moet ik kiezen?

Hoe geef je een goede presentatie waarmee je je publiek bij de les houdt? Hoewel veel factoren daar een rol bij spelen, zoals de lengte, behoort het format tot de fundamenteelste keuzes die je moet maken. Je maakt de juiste keuze door uit te gaan van het doel van je presentatie. Gaat het puur om informatie die je wilt delen en de boodschap die je wilt overbrengen? Geef een talk. Wil je alle overbodige informatie achterwege laten en zo snel mogelijk de kern raken? Bereid een pitch voor. Wil je heel veel zeggen in relatief weinig tijd? Kies voor de pecha kucha. Uiteraard bestaan er meer formats dan de drie die we hiervoor hebben besproken. In alle gevallen geldt: de vorm van je presentatie wordt bepaald door het doel dat je wilt bereiken.

2.4. Visuele ondersteuning bij het presenteren

Een fundamentele vraag die je jezelf moet stellen voordat je een presentatie geeft: heb ik tijdens het presenteren behoefte aan visuele ondersteuning? Soms wordt de keuze voor je gemaakt, bijvoorbeeld doordat de middelen ontbreken óf doordat de organisator van het evenement eist dat je gebruikmaakt van sheets. De bekendste programma’s om een presentatie te maken zijn PowerPoint, Prezi en Keynote.

Presenteren met PowerPoint

Microsoft PowerPoint is onder de presentatiesoftware wat Microsoft Word is onder de tekstverwerkers en Internet Explorer onder de browsers: het is het oudste, en daardoor meest wijdverspreide programma in zijn categorie. Wereldwijd worden er dagelijks zo’n dertig miljoen PowerPointpresentaties gemaakt. Veel users denken er niet eens over na welk programma ze kiezen voor hun presentaties: ze gebruiken PowerPoint omdat ze daar nu eenmaal mee bekend zijn.

In veel opzichten is dat geen onverstandige keuze. Veel computers zijn uitgerust met het Office-pakket waar PowerPoint toe behoort, waardoor het risico klein is dat je presentatie op andere computers niet herkend wordt. Daarbij biedt het programma een enorm scala aan mogelijkheden om strakke, fraai vormgegeven presentaties te maken. Dat is precies waar veel mensen behoefte aan hebben.

De tragiek van PowerPoint is dat gebruikers zich vaak niet bewust zijn van de mogelijkheden die het programma biedt. Het gros van de praatjes wordt ondersteund met witte slides vol bulletpoints met té lange zinnen in het voorgeprogrammeerde, zwarte lettertype. Het doel is om overzicht te creëren, maar vaak zien dergelijke presentaties er slordig en slaapverwekkend uit. Toch kun je ook in PowerPoint prachtige presentaties maken. Je moet alleen weten hoe je dat doet.

Presenteren met Prezi

Lange tijd werd Prezi beschouwd als de PowerPointkiller. Het programma biedt immers mogelijkheden waarbij de klassieke PowerPointpresentatie verbleekt. Je werkt op een oneindig canvas waarop je eindeloos kunt in- en uitzoomen, illustraties kunt maken en vrijuit tussen tekst, foto en film kunt bewegen. Dat alles voorzie je in een handomdraai van een flitsende template, waardoor het publiek zich bijvoorbeeld aan een vergadertafel waant of het idee krijgt dat het met een astronaut door de ruimte zweeft.

Enige tijd geleden bleek uit een dubbelblind onderzoek van Harvard University dat sprekers met Prezi betere resultaten boekten dan met PowerPoint. ¹² De participanten vonden presentaties die ondersteund werden met Prezi georganiseerder, overtuigender en effectiever dan presentaties met PowerPoint. Ze voelden zich er bovendien sterker bij betrokken. Ook vonden ze presentaties zonder visuele ondersteuning over het algemeen overtuigender en effectiever dan presentaties met PowerPoint.

Overigens kunnen de programma’s prima naast elkaar bestaan. Het is zelfs mogelijk je PowerPointpresentatie te uploaden en te gebruiken in Prezi, om zo het beste van beide werelden met elkaar te combineren.

Presenteren met Keynote en andere programma’s

Keynote is de Apple-variant van PowerPoint. In vroeger tijden was de concurrentiestrijd tussen beide computergiganten zo groot dat Apple-adepten letterlijk weigerden iets aan te raken wat van Microsoft afkomstig was. Vandaar dat ze kozen voor Keynote. Toch is het verschil tussen Keynote en PowerPoint niet zo groot: het zijn allebei klassieke presentatieprogramma’s die de schermvullende dia als uitgangspunt nemen. Daarop kun je tekst laten verschijnen, plaatjes tonen en video’s afspelen. Keynote heeft doorgaans rustiger templates dan PowerPoint en biedt ook meer visuele mogelijkheden. De doorslaggevende reden om dit programma boven zijn concurrenten te verkiezen is dat het vlekkeloos werkt op Apple-computers – en dat geldt lang niet altijd voor andere presentatiesoftware.

Inmiddels zijn er talloze presentatietools op de markt. Sommige daarvan, zoals Powtoon, zijn meer gericht op beeld dan op tekst terwijl andere programma’s zich op een specifieke doelgroep focussen, zoals Ludus dat zich op developers richt. Online tools zoals Slides en Google Slides zijn vooral praktisch als je snel een online beschikbare presentatie in elkaar wilt zetten die er ook nog eens strak uitziet.

Presenteren zonder ondersteuning

Hoe geef je een goede presentatie zonder audiovisuele ondersteuning? Gebruik spreekkaartjes, maak eventueel gebruik van presentatieapps en verbeter de presentatievaardigheden waar je in de volgende hoofdstukken over leest.

ADVIES NODIG? CURSUS VOLGEN? OFFERTE AANVRAGEN?

3. De gereedschapskist van de professionele spreker

Nu je de basis hebt doorlopen, kun je een eenvoudige presentatie voorbereiden. Je hebt de nodige instrumenten tot je beschikking om de middelmaat relatief eenvoudig te ontstijgen. Dit hoofdstuk behandelt de belangrijkste stukken gereedschap die thuishoren in jouw toolbox.

3.1. “Ik weet nog hoe…”: storytelling

Over de kracht van het verhaal zijn op zichzelf talloze verhalen te vertellen. We realiseren het ons niet altijd, maar we hebben ons complete wereldbeeld eraan te danken. Geschiedschrijving, religie, politiek en ga zo maar door: onze fundamenteelste opvattingen komen tot leven doordat we in staat zijn onze ideeën in verhaalvorm te verspreiden. Toonaangevende denkers uit onze tijd, zoals Alain de Botton, Rutger Bregman en Noah Yuval Harari, benadrukken hoe essentieel het voor mensen is om in een verhaal te kunnen geloven. Wat maakt een verhaal nu eigenlijk zo aantrekkelijk?

Het doel van een verhaal

Een van de belangrijkste redenen om een verhaal te vertellen is om een connectie te maken met je publiek. ¹³ Als je een goed verhaal vertelt, kun je ervan uitgaan dat je luisteraars zich daar een beeld bij gaan vormen. Ze gaan zich er dus mee identificeren, verplaatsen zich in de hoofdpersoon en gaan bij zichzelf na hoe zij in de geschetste situatie zouden handelen. Met een goed verhaal ben je dan ook verzekerd van een aandachtige luisteraar.

Een andere reden is verleiding. In de paragraaf over de hook bespraken we dat het noodzakelijk is je publiek mee te lokken met wat je vertelt. Alain de Botton stelt dat daar verhalen voor nodig zijn: “Je wilt klanten ertoe verleiden je producten te kopen en goede mensen ertoe verleiden voor je te komen werken. Om mensen te overtuigen of over te halen heb je goede verhalen nodig.” ¹⁵ Overigens komen verhaaltechnieken ook van pas bij de andere twee zakelijke communicatiedoelen, informeren en instrueren.

De sleutel tot een goed verhaal: spanning

Een goed verhaal is een spannend verhaal. In dit verband heeft ‘spanning‘ een neutrale betekenis. Het gaat er niet per se om dat je als luisteraar op het puntje van je stoel blijft zitten of niet meer durft te luisteren, maar vooral dat je nieuwsgierig wordt gehouden. Spanning zorgt er simpelweg voor dat je bereid blijft te luisteren. Pas wanneer je er als verhalenverteller in slaagt om die bereidheid bij de luisteraar op te wekken, heb je de sleutel tot een succesvol verhaal in handen.

De vraag is hoe je spanning opwekt. Dat doe je door een conflict in je verhaal te verwerken. Larry Brooks, auteur van het boek Story Engineering, noemt dit zelfs “the most critical element of storytelling.” ¹⁶ Een conflict geeft urgentie aan een verhaal. Het houdt immers in dat er iets aan de hand is wat om een oplossing vraagt. Dat maakt luisteraars nieuwsgierig, waardoor ze zichzelf allerlei vragen gaan stellen: “Kan het conflict worden opgelost? Hoe dan? En gaat dat ook gebeuren?” Zonder dat ze het zelf doorhebben, raken ze betrokken bij je presentatie.

Het conflict

Je kunt het conflict heel basaal houden: als jij iets wilt bereiken en daarbij op de een of andere manier wordt tegengewerkt, ontstaat er al een conflict – en dus spanning – tussen wat jij wil en datgene wat je daarbij tegenwerkt. De luisteraars willen direct weten wat je hebt gedaan om dat conflict op te lossen. Dat is niet alleen aan hun nieuwsgierigheid, maar ook aan hun leergierigheid te danken. Misschien kun je ze wel iets bijbrengen waar hun leven makkelijker door wordt.

Hoe geef je een goede presentatie? Vertel een verhaal. Hoe vertel je een goed verhaal? Wek spanning op. Hoe wek je spanning op? Creëer een conflict.

De wending

Het conflict is de uitgelezen manier om luisteraars te boeien. Er zijn echter andere verhaaltechnieken voor nodig om ze geboeid te houden: een cliffhanger, een flashforward of een verrassingselement, zoals een plotwending. Die laatste leent zich vooral goed voor het einde van de kern of voor het slot. Als je de wending in je kern verwerkt, moet je de presentatie heel precies opbouwen.

In de inleiding schets je een situatie, introduceer je een conflict en breng je het publiek in een bepaalde veronderstelling. Vervolgens bespreek je in de kern de informatie die je wilt verspreiden, waarbij je op het juiste moment de clou van je verhaal uit de doeken doet. Met die wending zet je de toeschouwers op het verkeerde been, schud je ze wakker en maak je ze ontvankelijk voor alles wat je verder wilt vertellen. De veronderstelling waar ze in verkeerden blijkt niet te kloppen en nu willen ze van jou weten hoe de vork in de steel zit. Zo kun je de kernboodschap verspreiden onder een publiek dat alles van je aanneemt.

Wat wil je bereiken?

Als je de wending bewaart voor het slot van je presentatie, dan wil je met het einde de hele presentatie in een ander daglicht zetten. Dat is een moeilijke, gewaagde techniek, want de wending moet voor iedereen duidelijk zijn. Een geslaagde wending in het slot van je presentatie zorgt er niettemin voor dat je toeschouwers nog lang over je praatje zullen nadenken. Dit is dus ideaal voor wie als doel heeft om het publiek te overtuigen en activeren.

3.2. “U hoort mij niet zeggen…”: retorica

Retorica is de leer van de welsprekendheid. In zijn klassieke werk Ars Retorica, over de kunst van het redevoeren, heeft Aristoteles drie elementen uiteengezet die bijdragen aan jouw overtuigingskracht als spreker. Het gaat hier om ethos, pathos en logos.

Ethos

Het fundamenteelste van deze drie elementen is je geloofwaardigheid. Je moet betrouwbaar en sympathiek overkomen en over kennis van zaken beschikken. Dat leidt ertoe dat het publiek jou als de expert gaat beschouwen. Aristoteles benadrukt overigens dat je niet per se de expert hoeft te zijn; je moet het vooral uitstralen tijdens het presenteren. Je ethos wordt bepaald door de mate waarin je daartoe in staat bent. Dit element heeft dus alles te maken met je imago. Mede daarom is het zaak er bedachtzaam mee om te gaan.

Je ethos kan zich namelijk tegen je keren. Als je teveel leunt op je expertise, loop je het risico dat het publiek zich dom gaat voelen en daardoor afhaakt. Daarnaast kan het voorkomen dat je publiek slimmer is of meer weet dan jij. Omdat je ook dan deskundigheid wilt uitstralen, is het verstandig jezelf bescheiden op te stellen, want bluffen kan in zo’n situatie funest zijn voor je ethos. Zorg er dus voor dat je niet alleen je onderwerp goed afbakent, maar ook uitsluitend woorden kiest waarvan je de betekenis kent en informatie overbrengt waar je zeker over bent.

Logos

Het tweede element is logos, waar ons woord logica van is afgeleid. Hiermee appelleer je aan het verstand van je publiek. Dat wil niet alleen zeggen dat je het verhaal helder structureert waardoor het goed te volgen is, maar vooral ook dat wat je vertelt correct is. Je moet dus duidelijk maken op welke bronnen je presentatie gebaseerd is, je moet ervoor zorgen dat je boodschap sterk onderbouwd is en je moet voorkomen dat je argumentatie drogredeneringen bevat. De kunst is, kortom, om je presentatie zo feitelijk mogelijk te houden en om die informatie zo helder mogelijk te presenteren.

Pathos

Zoals je met logos een beroep doet op het verstand, spreek je met pathos het gevoel van de toeschouwers aan. Je wilt ze voor je winnen door ze in het hart te raken. Er zijn verschillende manieren om dat te doen. Zo kun je een afbeelding laten zien of een verhaal vertellen om compassie op te wekken. Ook kun je bijvoorbeeld extra emotie in je stem leggen of een andere houding aannemen als je spreekt over zaken die gevoelig liggen. Als je de pathos tijdens het presenteren bewust toepast, roep je een emotionele reactie op bij het publiek.

Het gaat in dit verband minder om de vraag of wat je zegt ook klopt. Hoewel de logos van je presentatie in orde moet zijn, is het vele malen effectiever om met pathos het publiek voor je te winnen. Zoals de vader van Michelle Obama tegen haar zei toen ze opgroeide: “Het gaat niet om wat je zegt, maar om hoe je het zegt.” ¹⁷ Als je wilt inspelen op het gevoel van je toeschouwers, kun je soms al volstaan met een eenvoudige retorische of suggestieve vraag – zolang het publiek maar de aandrang voelt om zich achter je te scharen.

Waarop leg je de nadruk?

Dus: hoe geef je een goede presentatie waarmee je de handen op elkaar krijgt? Straal autoriteit uit, presenteer je verhaal zo feitelijk mogelijk en speel in op de gevoelens van de toeschouwers. Aristoteles wist dit al – en elke doorgewinterde politicus kent de kneepjes van het vak eveneens.

3.3. “Wie A zegt…”: argumentatie

Argumentatie speelt vooral een rol als je wilt presenteren om te overtuigen en te activeren. Maar ook wanneer je presentatie informatief of instructief van aard is, is het van belang dat de informatie, de onderbouwing en de verwijzingen in orde zijn en dat de presentatie deugdelijk is opgebouwd.

De eenvoudigste vorm van argumentatie is het standpunt-argumentmodel, waarbij je een standpunt inneemt dat je met één argument onderbouwt. Hoewel we daar in het dagelijks leven aan de lopende band gebruik van maken, is het mogelijk om je argumentatie sterker op te bouwen. Er bestaan vier verschillende argumentatieschema’s:

• enkelvoudige argumentatie;
• meervoudige argumentatie;
• onderschikkende argumentatie;
• nevenschikkende argumentatie.

Hieronder worden de schema’s een voor een besproken.

Enkelvoudige argumentatie

De structuur van enkelvoudige argumentatie bestaat uit een standpunt dat door één argument wordt ondersteund. Een standpunt kan bijvoorbeeld zijn: “Professionals moeten de opleiding Professioneel Presenteren van De Presenteerschool volgen.” Daar kun je een argument voor geven: “Het is van belang dat ze hun presentatievaardigheden blijvend verbeteren.” Tussen het standpunt en het argument kun je een signaalwoord voor argumentatie plaatsen, zoals ‘want’, ‘omdat’ of ‘aangezien’ (let op: bij de laatste twee verandert de woordvolgorde van de tweede zin).

Overigens is het bij enkelvoudige argumentatie ook mogelijk om met het argument te beginnen. Als we dat toepassen op het eerdergenoemde voorbeeld, zou dat tot de volgende argumentatie kunnen leiden. “Het is van belang dat professionals hun presentatievaardigheden blijvend verbeteren.” Dat argument wordt gevolgd door het standpunt, dat in deze volgorde de vorm aanneemt van een conclusie: “Daarom moeten ze de opleiding Professioneel Presenteren van De Presenteerschool volgen.”

Zoals je ziet lijken het standpunt en het argument enigszins op elkaar, maar uit het signaalwoord blijkt welke van de twee zinnen het standpunt is: ‘daarom’ is namelijk een signaalwoord van conclusie. Ook als je in dit geval zou beginnen met een signaalwoord, blijkt dat de eerste zin het argument bevat. Je begint dan immers met een signaalwoord van argumentatie: “Aangezien het van belang is dat professionals hun presentatievaardigheden blijvend verbeteren, moeten ze de opleiding Professioneel Presenteren van De Presenteerschool volgen.”

Meervoudige argumentatie

Meervoudige argumentatie bestaat uit een standpunt dat met meerdere argumenten wordt ondersteund. Die argumenten hoeven onderling niets met elkaar te maken hebben. Laten we uitgaan van een ander standpunt: “Iedereen met ambities moet het boek Happier van Tal Ben-Shahar lezen.” Daar kun je verschillende argumenten voor geven. In het kader van dit voorbeeld geven we er drie. Het kunnen er ook meer zijn. Het eerste argument is: “Het boek is geschikt voor personen die zichzelf willen ontwikkelen.” Het tweede argument is: “Het boek bevat praktische tips om een gelukkiger mens te worden.” Het derde argument is: “Het boek is wetenschappelijk geschreven en toch goed leesbaar.”

Zoals je ziet verschillen de argumenten behoorlijk van elkaar. Dat is geen probleem, want ze ondersteunen onafhankelijk van elkaar het standpunt. Het zijn in wezen drie variaties van enkelvoudige argumentatie. Dat moet je presenteren met behulp van signaalwoorden van opsomming:

• Iedereen met ambities moet het boek Happier van Tal Ben-Shahar lezen. Allereerst is het boek geschikt voor personen die zichzelf willen ontwikkelen. Daarnaast bevat het praktische tips om een gelukkiger mens te worden. Verder is het wetenschappelijk geschreven en toch goed leesbaar.

Het is de oplettende lezer waarschijnlijk opgevallen dat het signaalwoord voor argumentatie (‘want’) in het laatste voorbeeld ontbreekt. De reden daarvoor is dat lezers getraind zijn de opsomming die op het standpunt volgt, als argumentatie te herkennen.

Nevenschikkende argumentatie

Om nevenschikkende argumentatie uit te leggen, pakken we het laatste argument uit het vorige voorbeeld er weer bij: “Het boek is wetenschappelijk geschreven en toch goed leesbaar.” Als we daar een nevenschikkend argument bij het standpunt van willen maken, moeten we de formulering enigszins aanpassen: “Het boek is niet alleen wetenschappelijk geschreven, maar ook goed leesbaar.” Op deze manier zijn er blijkbaar twee redenen waarom iemand met ambities het betreffende boek moet lezen: enerzijds is het wetenschappelijk geschreven en anderzijds is het goed leesbaar.

Het verschil met meervoudige argumentatie is dat deze argumenten niet zonder elkaar kunnen. Als het boek alleen maar wetenschappelijk geschreven zou zijn, dan was dat geen aanleiding geweest om het boek aan te raden aan mensen met ambitie. Als het boek alleen maar goed leesbaar was geweest, zou dat evenmin het geval zijn. De argumenten hebben een gelijke waarde, zijn afhankelijk van elkaar en vormen samen één geldig argument. Dat is waarom het deelargumenten worden genoemd.

Onderschikkende argumentatie

Onderschikkende argumentatie is een complexere, maar ook sterkere argumentatiestructuur. Je onderbouwt namelijk niet alleen het standpunt, maar ook het argument dat je daarvoor geeft. Dat doe je met subargumenten, die op zichzelf ook weer onderbouwd kunnen worden. Je zou hier oneindig mee door kunnen gaan en op die manier een droste-effect kunnen creëren: het standpunt wordt onderbouwd met een argument, dat wordt onderbouwd met een argument, dat wordt onderbouwd – enzovoorts.

Als standpunt gebruiken we een variatie op het voorgaande voorbeeld: “Mensen met ambities moeten zichzelf professioneel ontwikkelen.” Als je dat wilt onderbouwen, kun je dat met het volgende argument doen: “Professionele ontwikkeling vergroot namelijk je kansen op de arbeidsmarkt.” Tot zover is er sprake van enkelvoudige argumentatie.

Om er onderschikkende argumentatie van te maken, onderbouw je het argument – maar niet het standpunt zelf – met een subargument. Bijvoorbeeld: “Uit onderzoek blijkt dat professionals die jaarlijks duizend euro aan hun ontwikkeling besteden, sneller promotie maken dan professionals die daar geen geld aan uitgeven.” Hiermee onderbouw je het argument en niet het standpunt, want dat gaat niet over de arbeidsmarkt. Kenmerkend voor onderschikkende argumentatie is dus dat je een hoger argument niet zomaar weg kunt laten uit het schema, omdat de structuur dan als een kaartenhuis in elkaar stort.

Andere argumentatietechnieken

Naast de vier argumentatieschema’s zijn er veel andere manieren om argumentatie in je presentatie te verwerken. Je hoeft daarbij niet altijd zo braaf de structuren te volgen die we hierboven belicht hebben. Veel debaters staan erom bekend dat ze alles van stal halen om een discussie te winnen. Ze framen de waarheid en gebruiken drogredenen om de andere partij buitenspel te zetten. De keuze is aan jou of je voor die strategie wilt kiezen. De technieken staan immers tot je beschikking. Besef echter wel dat een drogredenering die door de andere partij geneutraliseerd wordt, keihard tegen je kan werken.

Met andere woorden: hoe geef je een goede presentatie voor een kritisch publiek? Zorg ervoor dat je argumenten kloppen. Zet ze desnoods in een schema voordat je gaat presenteren. Om een presentatie te geven waarmee je de toeschouwers overtuigt, moet je er vooral voor zorgen dat de structuur van de argumentatie duidelijk voor ze is.

3.4. Wanneer alles misgaat: improviseren

Hoe geef je een goede presentatie wanneer je een black-out krijgt, de techniek het begeeft en iemand in het publiek door een verschrikkelijke hoestbui wordt getroffen? Kortom: hoe geef je een goede presentatie wanneer alles misloopt? Zorg ervoor dat je tijdens het presenteren op je improvisatievermogen kunt vertrouwen.

Hoewel je waarschijnlijk de perfectie presentatie wilt geven, is de kans groot dat er iets gebeurt wat je niet in de hand hebt. Als je daar al bij voorbaat van in paniek raakt, is het verstandig te onthouden dat het vaak geen big deal is als je presentatie niet volgens plan verloopt. Het publiek weet niet wat jij hebt voorbereid, dus je bent in de positie om ter plekke aanpassingen te doen. Hoewel er ontspanning voor nodig is om daar bewust mee om te gaan, geeft die positie je veel vrijheid – zeker als je een ‘eeuh’ op z’n tijd niet schuwt.

De online Van Dale omschrijft improviseren als werken ‘met de op dat moment beschikbare middelen’. Als je improviseert, speel je dus in op wat voorhanden is. Soms kun je de toeschouwers bij de situatie betrekken, zodat je een wij-gevoel met ze creëert. Jij mag dan verantwoordelijk zijn voor je presentatie, maar zij zien zich net zozeer geconfronteerd met de onvoorziene situatie.

Presenteren is improviseren

Belangrijk om in je achterhoofd te houden is dat presenteren grotendeels gelijkstaat aan improviseren. Je moet je prestatie immers op het moment zelf leveren. Hoewel je improvisatievermogen trainbaar is, is het kenmerk van improvisatie dat het spontaan ontstaat. Er valt weinig aan de specifieke situatie voor te bereiden. Je kunt wel op het onverwachte voorbereid zijn door van tevoren afspraken te maken met jezelf. Hoe beter je met het onverwachte kunt omspringen, des te ontspannener je voor de groep zult staan.

Het is bijvoorbeeld altijd verstandig luchtig te reageren op een situatie waar je niet op bedacht bent. Je kunt je voornemen vrolijk verder te presenteren als je ergens door wordt onderbroken. Als dat niet mogelijk is, neem je dan in elk geval voor te blijven glimlachen (het publiek heeft nergens een chagrijnig gezicht aan verdiend). Doe het zo mogelijk af met een grapje, mits dat gepast is. Waar je ook voor kiest: de basis van improvisatie is ontspanning. Spreek met jezelf af om in elke situatie de rust te bewaren en niets staat je in de weg om een goede presentatie te geven – ook als er van alles misgaat.

Zolang je boodschap maar overkomt

Het is zoals gezegd niet noodzakelijk een perfecte presentatie af te leveren. Houd je doel altijd voor ogen, zeker als er iets gebeurt waar je niet op had gerekend, want zolang je de boodschap weet over te brengen op je publiek, is je presentatie tot op zekere hoogte geslaagd.

ADVIES NODIG? CURSUS VOLGEN? OFFERTE AANVRAGEN?

4. Presenteren: jouw performance voor een publiek

Heb je alles tot in de puntjes voorbereid? Dan ben je bijna klaar om een goede presentatie te geven. Nu moet je echter nog aandacht besteden aan het belangrijkste onderdeel, namelijk het presenteren zelf. Je kunt het geheel nog zo goed hebben uitgedacht: als je performance niet deugt, komt je boodschap nooit over op je publiek. Dit hoofdstuk gaat dan ook over de vaardigheden die jij tijdens het presenteren moet beheersen, van de woorden die je kiest tot de energie die je uitstraalt.

4.1. De taal die je spreekt

We hadden het eerder over de doelgroep die je met je presentatie aanspreekt. De doelgroep is niet alleen bepalend voor de inhoud en de structuur, maar ook voor je taalgebruik. Enerzijds wil je uitstralen dat je de autoriteit op jouw vakgebied bent. Anderzijds wil je ervoor zorgen dat je toeschouwers het verhaal kunnen volgen. Stem je taalgebruik tijdens het presenteren dan ook bewust af op je doelgroep.

Duidelijker is beter

Vraag jezelf af wie er in de zaal zitten. Sta je tegenover een groep vakgenoten? Dan kun je naar hartelust jargon gebruiken. Spreek je voor buitenstaanders en ben jij de specialist? Gebruik dan zoveel mogelijk gewonemensentaal, vermijd vaktermen en leg de terminologie die toch voorbijkomt uit, bij voorkeur met behulp van een voorbeeld. Als je daartoe in staat bent, begrijpt het publiek je verhaal én raakt het er nog meer van overtuigd dat jij de expert bent. Duidelijke taal draagt dus bij aan je ethos én aan de geloofwaardigheid van je presentatie. Freek Vonk is een voorbeeld van een spreker die complexe stof weet over te brengen in heldere taal.

Als je een goede presentatie wilt geven maak je dus gebruik van taal die aansluit bij je doelgroep, zodat je voor je publiek goed te volgen bent. Dat kun je ook doen door overgangszinnen te gebruiken. Als je bijvoorbeeld van de kern overgaat naar het slot, zou je kunnen zeggen: “Nu we weten hoe de vork in de steel zit, is het tijd om conclusies te trekken.” Op die manier geef je de luisteraars de structuur die ze nodig hebben om je verhaal te blijven begrijpen. Is het je doel om je publiek ergens van te overtuigen? Dan kun je gebruikmaken van framing om de waarheid met je taalgebruik te kleuren.

4.2. De taal die je niet spreekt

Er wordt gezegd dat de effectiviteit van communicatie voor slechts zeven procent bepaald wordt door verbale communicatie, dus door de taal die we spreken. Dat is echter een mythe. ¹⁹ Het onderzoek waarin die conclusie werd getrokken, richt zich namelijk expliciet op de effectiviteit van emotie via communicatie. Emotie breng je als zender voor 38 procent over met je manier van spreken en voor 55 procent met je lichaamstaal. In de paragraaf over pathos hebben we besproken dat emotie essentieel is bij het presenteren, dus deze percentages zijn hoe dan ook hoog.

Lichaamstaal: mimiek, houding en gebaren

Naar lichaamstaal heeft dezelfde onderzoeker, Albert Mehrabian, ook een studie uitgevoerd. Daarmee kwam hij tot de conclusie dat toeschouwers vooral willen weten of je als spreker meent wat je zegt. Hij spreekt over congruente communicatie: je lichaamstaal moet overeenkomen met de boodschap die je verspreidt. ²⁰ Daarnaast is het van belang dat je de ruimte op het podium inneemt én dat je jezelf bewust blijft van het moment. Al deze non-verbale vaardigheden bij elkaar vormen de presence van een spreker.

Congruenter is beter

Als je dus ergens boos over bent, is het verstandig om rechtop te gaan staan en een kwaad gezicht te trekken. Vind je iets heel belangrijk, dan moet je een neutrale houding aannemen en een serieuze blik opzetten. Vertel je een verhaal waarin zelfspot verwerkt is? Ga dan een beetje krom staan en kijk lichtelijk onnozel als je de clou uit de doeken doet. Lichaamstaal heeft niet alleen betrekking op mimiek en houding, maar ook op gebaren. Over het belang daarvan kunnen we kort zijn. “Studies hebben aangetoond dat complexe denkers complexe gebaren gebruiken en dat gebaren het publiek vertrouwen geven in de spreker.” ²¹

Ook in dit opzicht is congruentie tijdens het presenteren doorslaggevend. Als je boos bent maak je nu eenmaal wildere gebaren dan als je iets eenvoudigs uitlegt. Zorg ervoor dat je gebaren je verhaal ondersteunen, bijvoorbeeld door met je duim en wijsvinger een cirkel te maken als je iets benadrukt. Die details maken je presentatie vele malen geloofwaardiger.

Stemgebruik: geluid, pauzes en snelheid

In een passage over stemgeluid baseren Kuenen en Wackers (2012) zich op verschillende onderzoeken om het effect aan te tonen van de toonhoogte die je kiest: “Als je je stem hoog laat klinken […] zul je op sympathie kunnen rekenen. […] Praat je laag, dan zal het publiek geneigd zijn te denken dat je deskundig en/of de baas bent.” ²²

Volgens dezelfde onderzoekers “is het ook belangrijk je stem in te zetten om belangrijke woorden benadrukken.” ²³ Dat kun je doen door te variëren in intonatie en door waar nodig een pauze in te lassen en trager te spreken. Over spreeksnelheid valt overigens nog meer te zeggen. De ideale snelheid hangt af van de situatie. Iemand die een tekst voorleest, moet langzamer spreken dan wanneer diegene in een verhitte discussie.

Het aantal woorden per minuut

Aangezien het onmogelijk is tijdens het presenteren het aantal woorden per minuut te tellen, heeft keynote spreker Carmine Gallo een bruikbare tip over spreeksnelheid: “Let op hoe je spreekt tijdens een alledaags gesprek en hoe dat verandert als je voor een groep staat.” Hij adviseert die verandering in de kiem te smoren: “Geef geen presentatie. Voer in plaats daarvan een gesprek.” ²⁴

4.3. Interactief presenteren

Een van de redenen om storytelling toe te passen in je presentatie is zoals gezegd om identificatie op te roepen bij het publiek. Dat lukt vaak beter met een herkenbaar persoonlijk verhaal dan met een abstract verhaal dat ver van ze afstaat. Er zijn nog meer manieren om je presentatie persoonlijk te maken en zo een connectie met je toeschouwers op te bouwen.

Jij en het publiek

Een eenvoudige manier om het publiek bij je presentatie te betrekken, is door ze een vraag te stellen. Overigens kun je daar flink de mist mee ingaan als je een vraag stelt die niet aanslaat of waar het publiek een onverwacht antwoord op geeft. Dit kun je voorkomen door een vraag te stellen waarbij het antwoord geen invloed heeft op de inhoud van je presentatie.

Daarnaast moet de vraag een functie hebben. Het kan bijvoorbeeld goed werken om je centrale vraag voorafgaand aan je presentatie aan het publiek voor te leggen. Op die manier zet je de toehoorders aan het denken, wat ervoor zorgt dat ze aandachtiger naar je presentatie luisteren. In dat geval moet je er wel zeker van zijn dat niemand in de zaal je antwoord al kent, want dan hoef je de presentatie niet meer te geven. Lees hier meer over hoe je de juiste vragen aan je publiek stelt.

Connectie en identificatie

Een andere manier om interactie te creëren is door de toeschouwers een quiz voor te leggen. Als je de mogelijkheid hebt om met visuele ondersteuning te presenteren, kun je daar bijvoorbeeld Socrative.com of Yahoot.com voor gebruiken. Die programma’s stellen je in staat om een eenvoudige quiz te maken waarvan je de resultaten op het scherm projecteert terwijl ze binnenkomen. Dit kan een efficiënte manier zijn om te meten of je de boodschap goed hebt overgebracht, dus of je het publiek iets hebt geleerd of van je gelijk hebt weten te overtuigen.

Onthoud dat je er maar een reden is om je presentatie interactief te maken: je wilt het publiek bij je presentatie betrekken zodat het geboeid blijft. De vraag die je aan de toeschouwers stelt of de quiz die je met ze speelt zijn slechts middelen om dat doel te bereiken. Mocht het te veel moeite kosten of je voorbereiding nodeloos compliceren, kun je deze elementen beter achterwege laten. Met storytelling heb je immers al een krachtig wapen in huis om met een persoonlijke touch te presenteren.

4.4. Het ongrijpbare fenomeen: charisma

Hoe geef je een goede presentatie zonder charisma? Het antwoord is: dat lukt je niet. Je moet als spreker ten minste over een zekere mate van charisma beschikken als je een boodschap over wil brengen op je publiek. Over charisma valt op zichzelf een dikke pil te schrijven, vooral omdat het zo’n ongrijpbaar fenomeen is. Gelukkig zijn er wel degelijk manieren om je charisma te testen – én om het te verbeteren.

Het ongrijpbare begrijpen

Een journalist van VICE omschreef zijn beeld van charisma als volgt: “Ken je dat gevoel dat je iemand ontmoet en je vermoedt dat diegene beroemd is, of beroemd zou moeten zijn, of misschien is hij of zij wel gewoon beroemd maar ben je gewoon niet genoeg op de hoogte? Dat is charisma. Als je iemand ontmoet, en na het gesprek dat jullie voerden denk je erover na dat jij even de focus van het gesprek was – dat jij, voor een klein ogenblik, het middelpunt van zijn of haar wereld was? Dat is charisma.” ²⁶ In deze omschrijving schemert tongue-in-cheekhumor door, maar er blijkt ook uit dat charisma lastig te definiëren is.

Een groep Canadese wetenschappers definieert charisma aan de hand van eigenschappen. ²⁷ Volgens hen voldoet iemand met charisma aan zes kenmerken. Een charismatisch persoon:

1. …is duidelijk aanwezig in een ruimte;
2. …is in staat andere mensen te beïnvloeden;
3. …weet hoe hij of zij een groep moet leiden;
4. …kan mensen op hun gemak stellen;
5. …lacht veel naar mensen;
6. …kan met iedereen overweg.

Wil je meer weten over dit onderzoek? Test hier dan je eigen charisma.

Hoe word je charismatisch?

Sommige mensen zijn ermee geboren en anderen niet. Als je dat accepteert, heb je de eerste stap gezet om charismatischer te worden. Daar zijn namelijk wel degelijk manieren voor. Je kunt bijvoorbeeld werken aan alle bovengenoemde eigenschappen. Misschien is het eerste kenmerk nog wel het moeilijkste te veranderen, maar als je tijd besteedt aan de ontwikkeling van de andere eigenschappen – je kunt immers leren lachen naar mensen, leren hoe je anderen moet beïnvloeden en leren hoe je mensen op hun gemak moet stellen – word je vanzelf een opvallender figuur in een ruimte.

Als het gaat om charismatisch presenteren zijn voor een spreker twee aspecten, die hierboven niet aan de orde zijn gekomen, van doorslaggevend belang: je moet enthousiasme en bevlogenheid uitstralen. Straal uit dat je gepassioneerd bent door je onderwerp. Laat merken hoe je leuk je het vindt om een verhaal te vertellen. Geef het publiek het gevoel dat jij het leukste vak ter wereld beoefent, zodat ze zich zelfs een beetje jaloers beginnen te voelen. Als je daarin slaagt met je verbale communicatie, je non-verbale communicatie én je charisma, dan weet je vrijwel zeker dat je een goede presentatie geeft waarmee je je doel bereikt.

ADVIES NODIG? CURSUS VOLGEN? OFFERTE AANVRAGEN?

5. Presenteren en het gouden detail

Tijdens de laatste uitzending van College Tour 2012-2013 gaf auteur A.F.Th. van der Heijden beginnende verhalenvertellers een advies: “Beperk je tot twee dingen: structuur en detail. En dan met bijvoeglijk naamwoord erbij: onzichtbare structuur en gouden detail.” ²⁹ Van der Heijden had het in dit interview over romans, maar presentaties gedijen bij dezelfde focus. Je verhaal moet geruisloos verlopen dankzij de structuur en indruk maken doordat je met oog voor detail te werk bent gegaan.

Wat is het gouden detail?

Wat is precies dat gouden detail waar A.F.Th. op doelt? Helaas gaat de auteur er zelf niet nader op in. Ook zonder zijn hulp is het mogelijk te bedenken hoe je een gouden detail in je presentatie verwerkt. Laten we het definiëren als een element waardoor je presentatie je toeschouwers bijblijft. Dit detail moet je dus niet in de kern verwerken. Daarin staat immers de boodschap centraal. De functie van de kern is niet om een of ander effect te bewerkstelligen.

Op andere momenten is het gouden detail juist wel op z’n plaats. Je kunt bijvoorbeeld denken aan de hook, waarmee je de aandacht van de toeschouwers probeert te vangen. Zorg voor een gedenkwaardige binnenkomer en je bent er bijna van verzekerd dat je publiek zich je presentatie mede daardoor herinnert. Hetzelfde geldt voor een pakkende uitsmijter om je presentatie mee af te ronden, waarbij je ook de mogelijkheid hebt een onverwachte wending in je slot te verwerken.

De cirkel rondmaken

Zoals gezegd vinden toeschouwers het prettig als een spreker de cirkel rondmaakt. Dat doe je uiteraard door het begin met het einde te verbinden, maar je kunt het publiek er ook tussentijds van publiek bewustmaken dat er überhaupt sprake is van een cirkel. De legendarische rockmuzikant Frank Zappa muntte ooit de term conceptual continuity. ³⁰ Daarmee gaf hij aan dat zijn werk niet op basis van louter willekeur tot stand kwam. De verschillende elementen maakten deel uit van een concept dat zich voortdurend manifesteerde.

Hoe gebruik je deze conceptual continuity om een goede presentatie te geven? Een van die effectiefste methodes is storytelling. Als je begint met een verhaal over een personage, moet de daar elders in je presentatie op terugkomen – zeker in het slot. Dat zorgt voor samenhang en roept herkenning en identificatie op bij het publiek. Een andere methode is om een kerngedachte meerdere malen te benoemen, liefst telkens op een iets andere manier geformuleerd.

Voorzie de details van een laagje bladgoud

Hoe geef je een goede presentatie waarmee je indruk maakt? Besteed aandacht aan alle elementen die in deze gids aan de orde zijn gekomen – en voorzie het geheel van een gouden detail. Maak het belang daarvan overigens niet te groot: als het publiek precies kan navertellen hoe spetterend jij je presentatie begon of afrondde, maar zich je boodschap niet herinnert, dan ben je het doel voorbijgestreefd en is je presentatie simpelweg mislukt.

6. Conclusie: kun jij een goede presentatie geven?

Hoe geef je een goede presentatie als professional? Waarschijnlijk is het inmiddels wel tot je doorgedrongen dat er heel veel aspecten zijn om rekening mee te houden. Je moet werkelijk over alles nadenken, van de verhalen die je vertelt tot de overtuigingsstrategieën die je inzet. Mocht je hiermee aan het werk willen gaan, dan willen we je drie aanbevelingen doen.

Ten eerste raden we je aan om te waken voor perfectionisme. Geen enkele presentatie verloopt geheel volgens plan. Bovendien is perfectie lang niet altijd prettig om naar te kijken. Onbewust gaan toeschouwers wachten tot je als spreker een foutje maakt.

Ten tweede adviseren we je bewuste keuzes te maken. Kies je voor een driedelig pak? Prima, maar zorg ervoor dat die kledingkeuze aansluit bij de gelegenheid. Ga je een pecha kucha geven? Uitstekend! Wees er dan wel zeker van dat je een beamer tot je beschikking hebt én dat je voldoende tijd hebt om je presentatie af te maken. Ga je een persoonlijk verhaal vertellen? Spannend! Onthoud wel dat een verhaal soms té persoonlijk is – en dat je het slechts vertelt om je boodschap kracht bij te zetten.

Van onschatbare waarde: ontspanning

Ten derde bevelen we je aan om ontspannen te presenteren. Ontspanning heeft een positief effect op alle elementen. Het maakt je presentatie beter, overtuigender en prettiger om naar te kijken. Je stem klinkt er prettiger door en je lichaamstaal wordt beter begrepen door het publiek. Kortom: ontspanning is noodzakelijk voor een goede presentatie.

Heb je het idee dat je nog niet ontspannen voor een groep staat of dat je andere vaardigheden nog onvoldoende beheerst? Dan is het raadzaam om heel veel ervaring op te doen met presenteren. De Presenteerschool helpt je daar graag bij. Bekijk ons aanbod om te zien wat we voor je kunnen betekenen.

Vond je dit een interessant artikel? Laat een comment achter en deel de post via social media met je contacten.

1. Gallo, C. ‘New survey: New Survey: 70% Say Presentation Skills Are Critical For Career Success’, Forbes, 25 september 2014, geraadpleegd op 19 juni 2019 via https://bit.ly/3bC1f4X.
2. CIPD (2008). ‘Daniel Pink’, geraadpleegd op dinsdag 3 september 2019 via https://www.flickr.com/photos/cipd/2595705992/.
3. Metiv, N. ‘Werkgever bang om te investeren in scholing personeel’, Robidus, 4 juli 2018, geraadpleegd op 19 juni 2019 via https://www.robidus.nl/Items/nl-NL/nieuws/blog/scholing.
4. Bird, Drew (2018). ‘Code for America Summit 2018’, geraadpleegd op woensdag 4 september 2019 via https://www.flickr.com/photos/codeforamerica/42433227372.
5. Kuenen, J. en M. Wackers (2012). Presenteren: wat werkt echt en wat echt niet? Onderbouwde adviezen over presentatietechnieken. Amersfoort: Communicatiereeks, p. 128.
6. K.M. Weiland (2013). Structuring your novel. Essential Keys for Writing an Outstanding Story. Lincoln: PenForASword Publishing, p. 9.
7. Kuenen, J. en M. Wackers (2012). Presenteren: wat werkt echt en wat echt niet? Onderbouwde adviezen over presentatietechnieken. Amersfoort: Communicatiereeks, p. 131.
8. Kuenen, J. en M. Wackers (2012). Presenteren: wat werkt echt en wat echt niet? Onderbouwde adviezen over presentatietechnieken. Amersfoort: Communicatiereeks, p. 133.
9. Anderson, C. (2016). TED Talks. The Official TED Guide to Public Speaking. London: Nicholas Brealey Publishing, p. 23.
10. Klaff, O. (2011) Pitch Anything: An Innovative Method for Presenting, Persuading, and Winning the Deal. New York: McGraw-Hill, hoofdstuk 4.
11. Szilvinemet (2017). ‘Pecha Kucha Night KiBu10 Alumni, Akvarium Klub 2017’, geraadpleegd op woensdag 4 september 2019 via https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/thumb/d/dc/Pecha_Kucha_Night_KiBu10_Alumni.jpg/800px-Pecha_Kucha_Night_KiBu10_Alumni.jpg.
12. Moulton, S., S. Türkay en S. Kosslyn. ‘Does a presentation’s medium affect its message? PowerPoint, Prezi, and oral presentations.’ In: PLOS ONE, volume 7, 5 juli 2017, geraadpleegd op zaterdag 29 juni 2019 via https://doi.org/10.1371/journal.pone.0178774.
13. Anderson, C. (2016). TED Talks. The Official TED Guide to Public Speaking. London: Nicholas Brealey Publishing, p. 59.
14. White, Susan (2018). ‘Storytellers Event’, geraadpleegd op woensdag 4 september 2019 via https://media.defense.gov/2017/Nov/07/2001839150/-1/-1/0/171025-F-RI777-1021.JPG.
15. Haijtema, D. ‘Alain de Botton: “Ik ben skeptisch over geluk als doel”.’ In: MT, 31 december 2018, geraadpleegd op zaterdag 29 juni 2019 via https://www.mt.nl/leiderschap/alain-de-botton-ik-ben-sceptisch-over-geluk-als-doel/564794.
16. Brooks, L. (2011). Story Engineering. Mastering the 6 Core Competencies of Successful Writing. Cincinnati: Writer’s Digest Books, p. 39.
17. Slevin, P. (2017). Michelle Obama. De biografie. Houten: Spectrum, p. 17.
18. Bakker, Masha (2016). ‘Fidan Ekiz during the Nacht van de Geschiedenis, Rijksmuseum Amsterdam, 29 Oct. 2016’, geraadpleegd op woensdag 4 september 2019 via https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/a/a7/FidanEkiz2016.jpg.
19. Anderson, C. (2016). TED Talks. The Official TED Guide to Public Speaking. London: Nicholas Brealey Publishing, p. 19.
20. Kuenen, J. en M. Wackers (2012). Presenteren: wat werkt echt en wat echt niet? Onderbouwde adviezen over presentatietechnieken. Amersfoort: Communicatiereeks, p. 19.
21. Gallo, C. (2014). Talk like TED. The 9 Public Speaking Secrets of the World’s Top Minds. London: MacMillan, p. 97.
22. Kuenen, J. en M. Wackers (2012). Presenteren: wat werkt echt en wat echt niet? Onderbouwde adviezen over presentatietechnieken. Amersfoort: Communicatiereeks, p. 20.
23. Kuenen, J. en M. Wackers (2012). Presenteren: wat werkt echt en wat echt niet? Onderbouwde adviezen over presentatietechnieken. Amersfoort: Communicatiereeks, p. 20.
24. Gallo, C. (2014). Talk like TED. The 9 Public Speaking Secrets of the World’s Top Minds. London: MacMillan, p. 84.
25. Mikkers, Maurice (2010). ‘Hans Teeuwen performing at TEDxAmsterdam 2010’, geraadpleegd op woensdag 4 september 2019 via https://www.flickr.com/photos/[email protected]/5223713140.
26. Golby, J. ‘Met deze waterdichte stappen kun je direct charismatisch worden.’ In: VICE, 17 oktober 2017, geraadpleegd op 2 juli 2019 via https://www.vice.com/nl/article/d3ya5j/met-deze-waterdichte-stappen-kun-je-direct-charismatisch-worden.
27. Tskhay, K.O., R. Zhu, C. Zou, N.O. Rule. ‘Charisma in everyday life: Conceptualization and validation of the General Charisma Inventory.’ In: Journal of Personality and Social Psychology, 24 juli 2017, geraadpleegd op 2 juli 2019 via https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pubmed/28737418.
28. Bauld, John (2017). ‘TIFF 2017 George Clooney’, geraadpleegd op woensdag 29 april 2020 via https://bit.ly/3bKB0GE.
29. Heijden, A. van der. (2013). ‘College Tour: A.f.Th. van der Heijden.’ In: NTR, 24 mei 2013, geraadpleegd op maandag 1 juli 2019 via https://tvblik.nl/college-tour/a-f-th-van-der-heijden.
30. Zappa, F. (1988). ‘Interview by Bob Marshall.’ In: Kill Ugly Radio, 22 oktober 1988, geraadpleegd op dinsdag 2 juli 2019 via http://wiki.killuglyradio.com/wiki/Interview_by_Bob_Marshall.