Geen reistijd, geen ruimtereserveringen en geen last van luidruchtige laatkomers: vergaderen op afstand biedt grote voordelen. Tegelijkertijd ontstaan er problemen als teams in een online situatie samenkomen, zoals deelnemers die mentaal afhaken en de productiviteit die te wensen overlaat. Sinds de coronacrisis is online vergaderen in razend tempo gemeengoed geworden in het bedrijfsleven. Hoewel het er niet op lijkt dat veel professionals uitsluitend blijven thuiswerken, blijft de online vergadering voor veel organisaties een meer dan redelijk alternatief voor de fysieke vergadering. 1 Het is dus belangrijk dat teams effectief leren vergaderen op afstand.
Effectief online vergaderen met je collega’s
Vergaderen is op locatie al een ingewikkeld proces. De online situatie voegt daar een extra complicerende factor aan toe: de deelnemers bevinden zich niet in dezelfde ruimte en daardoor is de interactie vaak ver te zoeken. Hieronder bespreken we vier principes om effectief te vergaderen op afstand.
Principe 1: maak en volg spelregels
Maak heldere afspraken over de spelregels van de online vergadering. Denk aan de tijd per onderwerp, de gebruikte werkvorm, de wijze van interactie en de omgang met emoties binnen de vergadering. Houd ook rekening met de verschillende persoonlijkheden in je team, zodat bijvoorbeeld ook introverte personen hun inzichten kunnen delen. Wijs voorafgaand aan de vergadering iemand aan die toeziet op de navolging van de spelregels.
Principe 2: focus, focus, focus
Radicale focus is essentieel in een online situatie. Houd de onderwerpen klein, wees concreet in je introductie en houd de bespreking zo kort mogelijk. Maak ook het doel van elk onderwerp duidelijk. Komen onderwerpen ter sprake die emotioneel beladen zijn of gericht zijn op onderlinge verbinding? Schrap ze van de agenda en bewaar ze voor een fysieke bijeenkomst.
Principe 3: stimuleer interactie
Met interactie activeer je de deelnemers en creëer je betrokkenheid. Je kunt interactie bijvoorbeeld stimuleren door vragen te stellen, stellingen te poneren en activerende werkvormen te gebruiken. Je kunt vragen richten aan specifieke personen, je kunt ze stellen via de chat of ze laten beantwoorden via tools als Mentimeter en Socrative. Daarmee kun je de input ook zichtbaar maken voor de anderen. Met activerende werkvormen zet je iedereen aan de slag, bijvoorbeeld in subgroepjes via breakout rooms of via een plenaire brainstormsessie in Miro of Padlet.
Principe 4: communiceer doeltreffend
Effectief vergaderen betekent effectief communiceren. Dat begint ermee dat de deelnemers zich bewust zijn van hun eigen communicatiestijl en die van de anderen. Ook moet je op de juiste frequentie communiceren door te schakelen tussen de vier niveaus van communicatie. Verder is het van belang dat iedereen goed luistert en dat er regelmatig wordt samengevat en doorgevraagd. Als je systematisch te werk wilt gaan, zou je iemand kunnen aanwijzen die deze laatste twee taken op zich neemt.
Kun jij effectief vergaderen op afstand?
Het is voor veel teams een uitdaging om te vergaderen op afstand. Deze vier principes helpen je de effectiviteit te vergroten van je vergaderingen in een online situatie.
BRONNEN
- Julen, J. (2020). ‘Wordt thuiswerken het nieuwe normaal?‘, Trouw, geraadpleegd op 14 september 2021.
