Weinig is zo irritant als een ontmoeting met iemand die je tijd verspilt. Het kan zelfs onbeleefd overkomen als anderen onnodig lang van stof zijn, niet tot de kern komen of je voor ieder wissewasje storen. In dit artikel beschrijven wij hoe je productieve meetings kunt hebben.
Productieve meetings met andere mensen
In onze samenleving is tijd een schaars goed. Als moderne professional vervul je verschillende rollen. Dat houdt het werk afwisselend, maar leidt er ook toe dat je vaak druk bent met van alles. Er is je dus alles aan gelegen om je tijd zo efficiënt mogelijk te besteden. Dat geldt ook voor de vele meetings die je op een dag hebt: die wil je graag zo productief mogelijk vormgeven.
Effectief omgaan met een ander
Effectief omgaan met een ander betekent niet alleen dat je van ze krijgt wat je wilt. Het betekent ook dat je het resultaat snel krijgt terwijl je de relatie met de andere persoon onderhoudt en zelfs verbetert, “zodat ze van je blijven kopen, met je blijven uitgaan, met je blijven leven, met je blijven werken en je blijven inhuren.” 1 Dat zegt trainer en ondernemer Alan Palmer in zijn boek Talk Lean uit 2014. In het boek geeft hij verschillende tips voor effectieve en productieve ontmoetingen met anderen.
Begin met het eind in gedachten
Het is een van Stephen Coveys zeven eigenschappen van succesvolle mensen: beginnen met het eind in gedachten. 2 Als je weet naar welk doel je toewerkt, is het makkelijker om in het heden hoofd- en bijzaken van elkaar te scheiden en prioriteiten te stellen. Als je een meeting hebt, is het dus prettig als je direct duidelijk maakt wat je met de ontmoeting wilt bereiken. Dat helpt jou en je gesprekspartner om de juiste keuzes te maken.
Creëer een veilige en open omgeving
In elke meeting is het belangrijk om aandacht te besteden aan veiligheid en openheid. Heeft het gesprek een vertrouwelijk karakter of niet? Hoe eerlijk kan en wil je zijn? Welke belangen heeft de ander om dit gesprek te voeren? Als je hier transparant in bent en duidelijke afspraken over kunt maken, weten alle gesprekspartners waar ze aan toe zijn. Het gevoel van veiligheid dat hierdoor ontstaat, heeft een positieve uitwerking op de productiviteit van je meeting.
Luister aandachtig en reageer adequaat
Om als zender een boodschap over te brengen, moet je aandacht besteden aan de ontvanger. Dat wil zeggen dat je actief en aandachtig luistert naar wat diegene vertelt, dat je de ander laat uitpraten en dat je doorvraagt op momenten dat je hem of haar niet begrijpt. Wees je ervan bewust dat een productieve meeting niet om jou draait: het gaat erom dat je samen tot inzichten, afspraken of doelstellingen komt.
Besteed aandacht aan kwaliteitscontrole
De term kwaliteitscontrole kan talloze associaties oproepen. In het geval van een meeting gaat het erom dat je aan het eind checkt of de sessie voor alle partijen productief is geweest, of er nog open eindjes zijn en of er behoefte is aan een vervolgsessie. Ook is het essentieel om heldere afspraken te maken over het vervolg te maken. Je kunt immers nog zo’n vruchtbare sessie hebben, maar zonder tastbare resultaten laat de productiviteit nog altijd te wensen over.
Advies nodig? Cursus volgen? Offerte aanvragen?
Heb jij productieve meetings?
Je gesprekspartners zijn waarschijnlijk net zo blij als jij dat je snel ter zake komt, goed naar ze luistert en de meeting op het juiste moment beëindigt. Met een productieve meeting creëer je dan ook per definitie een win-winsituatie.
Wil jij jezelf beter profileren op de werkvloer? Lees onze ultieme presenteergids voor professionals, schrijf je in voor een van onze cursussen of neem rechtstreeks contact op met De Presenteerschool.
Vond je dit een interessant artikel? Laat dan een comment achter en deel de post via social media met je contacten.
Bronnen
- Palmer, A. (2014). Talk Lean: Shorter Meetings. Quicker Results. Better Relations. Oxford: Capstone, p. 6.
- Covey, S. (1988). The Seven Habits of Highly Effective People. New York: Free Press, p. 45.
