Er heersen negatieve sentimenten rondom presenteren met PowerPoint en vergelijkbare tools. Veel professionele sprekers zien het als een beperking en zelfs als teken van zwakte om ermee te werken. Zij geven er de voorkeur aan te presenteren zonder PowerPoint of andere presentatiesoftware. ¹ Toch blijkt uit onderzoek dat visuele ondersteuning de toehoorder kan helpen informatie beter te verwerken. ² De eerste verklaring is het picture-superiority-effect: we onthouden beelden doorgaans beter dan woorden. De tweede is cognitieve overbelasting: we hebben beperkte hersencapaciteit om informatie op te slaan.

Presenteren met PowerPoint of andere software

De beschreven negativiteit wordt mede veroorzaakt doordat sprekers de software niet goed inzetten. Ze zetten te veel tekst op de slides, maken een rotzooi van de lay-out en geven de tool een te prominente rol in hun presentatie. Wij leggen uit welke vijf principes je kunt hanteren om effectief te presenteren met PowerPoint en andere presentatiesoftware, zoals Keynote, Prezi of Google Slides.

1. Ondersteunend

Het is verleidelijk om als spreker naar de slides te kijken die je op het scherm hebt geprojecteerd. Onthoud daarom altijd dat jij de presentatie geeft. De software doet dat niet voor je. Presenteren met PowerPoint en andere tools is effectief als je de software puur ter ondersteuning gebruikt. Als je een pointer gebruikt kun je bijvoorbeeld de informatie pas op de sheets laten verschijnen als je haar al hebt uitgesproken. Daarmee versterkt de tekst op je slides de tekst die je uitspreekt. Een andere manier om te voorkomen dat de software je presentatie overneemt, is door zelf voortdurend met je rug naar het scherm te staan en je publiek aan te kijken. Zorg er van tevoren wel voor dat je weet welke informatie elke slide bevat.

2. Interactief

Een andere manier om te voorkomen dat je als spreker slechts de informatie opdreunt die verschijnt op het scherm, is door de slides slechts te gebruiken om vragen te stellen aan het publiek. Dat kunnen vragen zijn die je daadwerkelijk aan het publiek voorlegt, liefst als de groep niet te groot is, maar ook vragen die ter introductie dienen van het onderwerp dat je gaat bespreken. Het kan in dit geval verstandig zijn om niet te presenteren met PowerPoint, maar bijvoorbeeld met Mentimeter, Wooclap of Slido. Met deze interactieve presentatietools kun je input van het publiek in real-time op je scherm laten verschijnen.

3. Beeldend

Volgens verschillende onderzoekers gebruiken we grofweg twee kanalen om kennis te verwerken: een kanaal voor de woorden die we horen en lezen en een kanaal voor visuele informatie. ³ Het is de kunst om de juiste balans te vinden tussen taal en beeld. Omdat je als spreker voornamelijk verbale informatie verzendt, is het verstandig de slides zoveel mogelijk te reserveren voor beelden die je verhaal ondersteunen. Houd de beelden concreet en ondubbelzinnig, zodat het publiek niet hoeft na te denken over de betekenis.

4. Consistent

Een van de uitdagingen van het presenteren met PowerPoint en andere tools is om een consistente opmaak te hanteren. Zeker met PowerPoint en Keynote kan het lastig zijn dat lettergroottes plotseling verspringen, dat de opmaak per dia verschilt en dat je de weg kwijtraakt door de veelheid aan mogelijkheden. Het eerdergenoemde Mentimeter doorbreekt deze complexiteit: de mogelijkheden zijn beperkt, de sheets zijn dwingend en de opmaak is fraai. Dat geeft je misschien niet de gewenste vrijheid bij het ontwerpen van je slides, maar het geeft je toehoorders wel structuur en overzicht. Werk je toch met PowerPoint? Dan vergroot je de consistentie door geen nieuwe dia’s toe te voegen, maar dia’s te dupliceren en die te bewerken.

5. Aantrekkelijk

Aantrekkingskracht is een van de belangrijkste redenen om te presenteren met PowerPoint of andere presentatiesoftware. Je wilt een zakelijke indruk wekken waarmee je de toehoorders uitnodigt om met volle aandacht naar je verhaal te luisteren. Gebruik alleen kleuren die horen bij de huisstijl en pas je kleding daarop aan. Kies beelden die passen bij de sfeer die je organisatie wil uitademen. Experimenteer eens met dynamische achtergronden als je wilt presenteren met PowerPoint of Keynote. Werk je liever met Prezi? Wees dan zuinig met de zoomfunctie: die kan je helpen om de toehoorders mee te nemen in je verhaal, maar kan er ook voor zorgen dat ze duizelig worden en de draad kwijtraken.

Kun jij krachtig presenteren met PowerPoint?

Er zijn goede redenen te geven waarom je zou willen presenteren met PowerPoint of andere software. Als je niet weet hoe je dergelijke presentatietools moet gebruiken, loop je echter het risico dat je boodschap minder krachtig overkomt. Hanteer daarom altijd de bovenstaande vijf principes als je kiest voor visuele ondersteuning.

1. Nobbe, F. & Holwerda, N. (2010). Meestersprekers. Over de kunst van het spreken. Den Haag: Sdu, p. 65.
2. Kuenen, J. en M. Wackers (2012). Presenteren: wat werkt echt en wat echt niet? Onderbouwde adviezen over presentatietechnieken. Amersfoort: Communicatiereeks, p. 85.
3. Kuenen, J. en M. Wackers (2012). Presenteren: wat werkt echt en wat echt niet? Onderbouwde adviezen over presentatietechnieken. Amersfoort: Communicatiereeks, p. 86.