Presenteren in een online situatie: de ultieme gids

In deze digitale tijd vinden veel zakelijke interacties op afstand plaats.

Collega’s werken op verschillende locaties en hebben contact via videoconferenties. Bedrijven gebruiken digitale platformen om webinars, workshops en open dagen te organiseren. Conferenties met deelnemers van over de hele wereld worden in virtuele ruimtes gehost.

Presenteren in een online situatie is, met andere woorden, een basisvaardigheid voor moderne professionals.

Een goede setup creëren, online tools leren kennen en de juiste technieken toepassen: er komt veel bij kijken om effectief te presenteren in een online situatie. Je kunt vier stappen zetten om alles uit je online presentaties te halen.

Slides, presentatieklikker, microfoon: als spreker heb je vaak te maken met technische elementen. Daar moet je blind op kunnen vertrouwen, zodat je jezelf op het presenteren kunt focussen.

Online is de afhankelijkheid nog groter: de techniek is een randvoorwaarde om een online presentatie te kunnen geven.

Het belangrijkste advies? Omarm die afhankelijkheid. Je kunt er niets aan veranderen. Je kunt er wel op inspelen, bijvoorbeeld door te investeren in je setup. Met vijf eenvoudige ingrepen sla je al een professionaliseringsslag.

1. Kies voor een rustige ruimte. Ga voor een lichte, egale muur zitten en laat de primaire lichtbron in je gezicht schijnen. Loop je het risico gestoord te worden? Doe de deur op slot zodra de meeting begint.
2. Zorg voor een betrouwbare internetverbinding. Draadloos internet is comfortabel, maar minder stabiel dan via een ethernetkabel. Verbind je computer dus met een kabel aan het modem. Zo verlaag je de kans dat de techniek je in de steek laat.
3. Moderne computers hebben vaak een behoorlijke camera. Als je bereid bent geld uit te geven, kun je voor minder dan € 230,- de Logitech BRIO aanschaffen. Die simpele webcam verbetert je beeld aanzienlijk.
4. Audio is minstens zo belangrijk als beeld. Als je klachten krijgt over het geluid van je ingebouwde microfoon, koop je voor amper € 70,- een Røde Lavelier GO. Deze dasspeldmicrofoon zorgt voor een aantrekkelijk stemgeluid.
5. Start tijdens de online meeting uitsluitend je videoconferentiesoftware op en sluit andere programma’s af – behalve programma’s waarmee je informatie overbrengt of interactie creëert.

Met deze aanpassingen zul je merken dat presenteren in een online situatie een heel andere beleving wordt.

Het is cruciaal je online presentaties goed voor te bereiden. Allereerst wil je de doelstelling van je online presentatie formuleren. Definieer de doelgroep en bepaal wat je bij die mensen wilt teweegbrengen. Moeten ze informatie onthouden, kritisch nadenken over een onderwerp of wil je ze aanzetten tot concrete acties? Als je dat weet, kun je aan de slag met de structuur.

De spreker is een belangrijke reden om af te haken tijdens een presentatie via internet. Vaak vinden deelnemers online meetings saai en voelen ze zich nauwelijks betrokken bij de presentatie. Volg daarom een structuur waarin je interactie inbouwt.

Begin activerend, spreek maximaal tien minuten en creëer weer interactie voordat je verdergaat. Je kunt dit bijna niet te vaak doen – zolang deze momenten maar een inhoudelijk doel dienen. Als dat niet het geval is, werkt interactie juist in je nadeel.

Je kunt een online presentatie naar een hoger niveau tillen door het publiek van tevoren te activeren. Stuur een e-mail waarin je de deelnemers vraagt een filmpje te bekijken, een artikel te lezen of een aantal vragen voor te bereiden. Daar kun je tijdens je online presentatie op terugkomen.

Laat het succes van jouw presentatie overigens nooit afhangen van de voorbereiding van anderen. Ook als het publiek zich niet goed voorbereid heeft, moet jij je boodschap overtuigend kunnen overbrengen.

De meeste online meetings vinden plaats via Zoom, gevolgd door Google Meet en Microsoft Teams. Zelfs als je de tool al kent, is het slim de virtuele omgeving voorafgaand aan de presentatie te verkennen en te testen. Controleer of je met het juiste account inlogt, of je als presentator de benodigde rechten hebt en of de beeld- en geluidsinstellingen kloppen.

Wees op de dag zelf eerder in de ruimte aanwezig dan de deelnemers. Meestal is er een instelling om dat te regelen. Met al deze maatregelen voorkom je onaangename verrassingen en wek je een prettig gevoel van controle op.

Presenteren in een online situatie vereist een andere benadering dan een fysieke presentatie. Je gebruikt dezelfde presentatievaardigheden, maar de manier waarop je ze toepast verschilt. Tijdens een online presentatie moet je iets meer een performance geven dan je wellicht gewend bent.

Als een spreker wil je er aantrekkelijk uitzien. Een online presentatie geef je bij voorkeur voor een lichte achtergrond. Trek dus donkere kleding aan die daarmee matcht – en bij voorkeur ook met de huisstijl van je organisatie. Daarmee maak je een professionele indruk.

In een fysieke omgeving presenteer je staand. Daardoor komt je non-verbale communicatie goed uit de verf. Dat is ook voor de webcam het geval: je komt actiever over, straalt meer enthousiasme uit en vertelt je verhaal overtuigender. Een voor de hand liggende tip is dus: ga staan.

Een groot nadeel van online presenteren is dat je niemand in de ogen kunt aankijken. Toch is oogcontact tijdens een online presentatie minstens zo belangrijk als tijdens een fysieke presentatie.

Kijk tijdens het presenteren zoveel mogelijk in de camera – zeker als je een belangrijk onderwerp behandelt. Een voordeel is dat je met één blik in de camera elke deelnemer individueel aankijkt. Dat lukt je bij presentaties op locatie nooit.

Je stem beïnvloedt de mate waarin je boodschap overkomt. Dat geldt voor een fysieke presentatie evenzeer als voor een online presentatie. Je kunt oefeningen doen en technieken inzetten om je stem onder controle te krijgen. Als je in overdrive leert spreken, breng je de informatie helder over en houd je tegelijkertijd de aandacht vast van degenen die luisteren.

Wie weleens een online presentatie geeft, weet hoe lastig het is dat je niet in dezelfde ruimte als je publiek zit. Je bent geneigd aan één stuk door te praten. Bouw daarom bewust pauzes en stiltes in je verhaal in. Dat is niet makkelijk, maar het zorgt ervoor dat je beter te volgen bent en minder vermoeid raakt.

Betrokkenheid van je publiek is doorslaggevend voor het effect van je presentatie. Als het goed is, heb je interactieve momenten ingebouwd om het publiek uit de passieve luisterstand te halen. In deze paragraaf vind je drie suggesties om daar invulling aan te geven.

Vragen stellen is de makkelijkste methode om interactie te creëren. Je kunt het beste vragen voorbereiden die gaan over de inhoud én de deelnemers. Laat zo veel mogelijk mensen reageren, zodat er een groepsgevoel kan ontstaan. Deze aanpak werkt ook goed tijdens online vergaderingen of cursussen.

Je kunt tijdens de sessie input genereren. Laat de deelnemers bijvoorbeeld een vragenlijst invullen via Microsoft of Google Forms of via interactieve slides. Gebruik de opbrengst om een discussie te voeren of kom er tijdens het presenteren op terug.

Storytelling is een van de effectiefste technieken om betrokkenheid bij je publiek te creëren. Belangrijk is dat je het verhaal goed vertelt: je moet het geloofwaardig vertellen, het moet herkenbaar zijn en het moet genoeg spanning bevatten. Als je verhaal bovendien past bij het centrale thema, kun je ervan uitgaan dat je publiek geboeid naar je luistert.

Het is niet langer optioneel om te presenteren in een online situatie.

Als professional kun je bewust omgaan met die uitdaging. Zorg voor een goede voorbereiding, presenteer op een aantrekkelijke, overtuigende manier en creëer voldoende interactie.

Zo ben je niet alleen offline, maar ook online goed in staat je publiek te bereiken, inspireren en activeren.