Hoe structureer je een presentatie?

Elke presentatie kent drie vaste elementen: een begin, een einde en een deel daartussen – oftewel een inleiding, een kern en een slot. Deze opbouw is ook wel bekend als de basisstructuur. ¹ Winston Churchill, de legendarische oud-premier van het Verenigd Koninkrijk, vatte deze elementen ooit als volgt samen: “Vertel wat je gaat vertellen, vertel het en vertel wat je zojuist hebt verteld.” ² Hoezeer deze elementen ook in beton gegoten lijken: je kunt wel degelijk met de presentatiestructuur variëren, afhankelijk van het doel dat je voor ogen hebt.

Hoe structureer jij je presentatie?

Wil je zonder poespas je boodschap overbrengen? Wil je het publiek erbij betrekken? Wil je spanning creëren met de woorden die je zegt? Dergelijke keuzes zijn bepalend voor hoe je de presentatie structureert. Ook helpen ze je om je primaire doel te bereiken, namelijk om de kern helder en overtuigend over te brengen. Zoals communicatiedeskundigen Nobbe en Holwerda het uitleggen: “De inleiding en de afsluiting zouden we, zuiver technisch gesproken, kunnen weglaten. Maar wie iets wegneemt uit het midden, mist altijd een stuk vitale informatie.” ³ Je zou kunnen zeggen dat de inleiding en het slot een communicatieve functie hebben, terwijl de kern een inhoudelijke functie vervult. Hieronder behandelen we drie verschillende presentatiestructuren.

1. De lineaire presentatiestructuur

De lineaire presentatiestructuur is de basisstructuur met een inleiding, kern en slot. De kracht van deze structuur is dat je nauwelijks hoeft na te denken over de volgorde van de informatie. In de inleiding vertel je iets over jezelf en je presentatie: welk doel wil je bereiken, hoe lang gaat het duren en in welke volgorde komen de onderwerpen aan bod? De kern staat in het teken van de inhoud. Je kunt de kern indelen in kernpunten, bijvoorbeeld door een message map in te vullen. In het slot kun je een conclusie trekken, de centrale vraag beantwoorden en een samenvatting geven. Ook bedank je aan het einde je publiek voor de aandacht.

De kracht van de lineaire presentatiestructuur is ook haar zwakte: ze kan tot een voorspelbare performance leiden. Dat is zeker het geval als je presentatie langer dan twintig minuten duurt. Wil je met deze structuur de aandacht van je publiek vasthouden? Dan moet je de inhoud zeer tot de verbeelding spreken. Zo niet, dan kun je ervan uitgaan dat je publiek na verloop van tijd afdwaalt.

2. De cyclische presentatiestructuur

Interactie is het kernwoord van de cyclische presentatiestructuur. Deze structuur begint met de hook: je doet iets opvallends om de aandacht te trekken van de aanwezigen en een connectie met ze te maken. Vervolgens doorloop je de basisstructuur. Daarbinnen kun je geregeld naar de hook verwijzen, zodat het publiek merkt dat er samenhang bestaat tussen de verschillende fases. Je sluit af met een uitsmijter. Dat is een verrassend einde waarin je terugverwijst naar het begin.

Deze structuur is gebaseerd op het principe dat je de cirkel rondmaakt. Dat is niet alleen prettig voor jezelf, maar ook voor het publiek. Dat onthoudt je boodschap bovendien gemakkelijker dankzij het opvallende begin en einde. De cyclische presentatiestructuur is een effectieve manier om samenhang, interactie en afwisseling in je presentatie te verwerken. Bekijk ook deze kennisclip over de cyclische presentatiestructuur.

3. De retorische presentatiestructuur

De retorische presentatiestructuur dankt haar naam aan de klassieke retorica van Aristoteles. De structuur is opgebouwd aan de hand van de retorische driehoek: ethos, logos en pathos. Je gebruikt de inleiding om aan je ethos te werken, door een betrouwbare indruk te wekken en het publiek voor je te winnen. In de kern maak je gebruik van logos: je schetst eerst een context, poneert dan een stelling en onderbouwt deze daarna met argumenten. Het doel van het slot is om emoties op te roepen bij het publiek – liefst de emoties waarvan jij wil dat het publiek de zaal ermee verlaat. ⁴

Als je niet direct contact wilt maken met je luisteraars, maar ze wel in vervoering wilt brengen, dan is de retorische presentatiestructuur de optimale manier om je presentatie op te bouwen. De structuur stelt je in staat om te werken met universele spanningstechnieken, zoals verwachtingspatronen en suspense, waardoor je publiek van begin tot eind blijft luisteren – mits je het verhaal op een boeiende manier weet te vertellen.

Hoe structureer jij je presentaties?

Weet je wat je wilt vertellen en welk effect je bij het publiek teweeg wilt brengen? Dan heb je de belangrijkste stap gezet om je presentatie op te bouwen. Kies een structuur die bij je doel past, zodat je boodschap alle ruimte krijgt om je publiek te bereiken.

1. Kuenen, J. en M. Wackers (2012). Presenteren: wat werkt echt en wat echt niet? Onderbouwde adviezen over presentatietechnieken. Amersfoort: Communicatiereeks, p. 123.
2. Kruyzen, H. (2007). Spraakmakend presenteren. Haal meer uit zakelijke teksten en toespraken. Utrecht: Het Spectrum, p. 156.
3. Nobbe, F. & Holwerda, N. (2010). Meestersprekers. Over de kunst van het spreken. Den Haag: Sdu, p. 41.
4. Nobbe, F. & Holwerda, N. (2010). Meestersprekers. Over de kunst van het spreken. Den Haag: Sdu, p. 42.