Presentatie voorbereiden? Raak de kern in twee stappen

Aan een presentatie kun je veel voorbereiden: een PowerPoint maken, de tekst uit je hoofd leren, oefenen voor de spiegel, enzovoorts. Je kunt je boodschap echter pas succesvol overbrengen als je helder voor ogen hebt wat je wilt bereiken. In dit artikel lees je hoe je in twee stappen de kernboodschap van jouw presentatie kunt formuleren.

Waarschijnlijk heb je weleens moeite om je hoofd erbij te houden als je iemand ziet spreken. ¹ Dit kan aan jou liggen, als je bijvoorbeeld niet fit genoeg bent om te luisteren. De kans is ook aanwezig dat het aan de spreker ligt. Misschien heeft die het verhaal onvoldoende afgestemd op de doelgroep, waardoor jij als buitenstaander geen touw aan de inhoud kan vastknopen. Een andere mogelijkheid is dat het verhaal slecht gestructureerd is, waardoor je de draad kwijtraakt.

Een vierde situatie waarin luisteraars afhaken, doet zich voor wanneer de spreker er niet in slaagt het verhaal tot de kern te beperken. ² Sommige sprekers horen zichzelf graag praten en vinden vrijwel alles interessant wat ze zelf vertellen. Anderen hebben moeite om hoofd- en bijzaken gescheiden te houden. Ze brengen zoveel irrelevante informatie ter sprake dat de rode draad vertroebeld raakt.

Je presentatie stapsgewijs voorbereiden

We gaan ervan uit dat jij geen presentatie wilt geven waar het publiek bij in slaap valt. Daarom vind je in dit artikel een methode die je helpt bij het voorbereiden ervan. Je leert in twee stappen de kernboodschap van je verhaal te herkennen én onder woorden te brengen.

Stap 1: formuleer de essentie

De eerste stap is om de essentie in maximaal dertig woorden te verpakken. Je kunt daarvoor de volgende formule gebruiken:

• Het doel van deze presentatie is om [doelgroep specificeren] te [doel bepalen], zodat [resultaat beschrijven]. 

De formule kent drie variabelen: de doelgroep, het doel en het resultaat. Hieronder worden ze een voor een besproken.

In algemene zin is de doelgroep gewoonweg je publiek, maar je kunt dit specifieker uitwerken. Je kunt je bijvoorbeeld richten tot ‘de directie’, ‘een groep van tien strafpleiters’, ‘52 Russische-literatuurliefhebbers’, enzovoorts. Definieer je doelgroep zo helder mogelijk, zodat je de inhoud en het taalgebruik daarop af kunt stemmen. Mocht je niet precies weten wie je doelgroep is, kies dan gewoon voor ‘mijn publiek’. In een latere fase van het voorbereiden kun je de doelgroep van je presentatie nader specificeren.

Met het doel geef je aan wat je met je presentatie beoogt. Traditioneel worden er vier zakelijke, communicatieve doelen onderscheiden:

• Informeren: je wilt informatie verschaffen aan de doelgroep;
• Instrueren: je wilt de doelgroep een vaardigheid bijbrengen;
• Overtuigen: je wilt de mening van de doelgroep beïnvloeden;
• Activeren: je wilt de doelgroep aansporen tot handelen.

Om het doel vast te stellen, gebruik je dus een van de bovenstaande werkwoorden. Dat is echter nog niet voldoende.

Van algemeen naar specifiek

De essentie krijgt pas vorm als je het doel specificeert. Dat kun je doen door een open vraag over je doel te beantwoorden:

• Waarover wil ik mijn doelgroep informeren?
• Welke instructies wil ik mijn doelgroep geven?
• Waarvan wil ik mijn doelgroep overtuigen?
• Waartoe wil ik mijn doelgroep aansporen?

De invulling van het specifieke doel verschilt per presentatie en kan dus niet in algemene termen verpakt worden.

Het resultaat: welke verandering maakt je publiek door?

Je geeft een presentatie omdat je een resultaat wilt bereiken. Als spreker wil je dat het publiek zich ontwikkelt door wat jij te vertellen hebt. Als je het doel hebt bepaald en gespecificeerd, kun je omschrijven welke verandering je bij het publiek beoogt.

• Het resultaat van informeren: het publiek weet of begrijpt iets wat het eerder niet wist of begreep.
• Het resultaat van instrueren: het publiek kan iets wat het eerder niet kon.
• Het resultaat van overtuigen: het publiek vindt of voelt iets wat het eerder niet vond of voelde.
• Het resultaat van activeren: het publiek doet of laat iets wat het eerder niet deed of liet.

Klinkt dit allemaal abstract?

Laten we een voorbeeld bekijken. Stel dat we namens De Presenteerschool een presentatie over presentatievaardigheden willen geven en dat we het doel in de formule willen verpakken.

Onze doelgroep bestaat uit professionals. Het doel is om ze te instrueren over presentatievaardigheden. Het resultaat is dat ze een goede presentatie kunnen geven. Die informatie resulteert in de volgende zin:

• Het doel van deze presentatie is om professionals te instrueren over presentatievaardigheden, zodat ze een goede presentatie kunnen geven.

Zoals je ziet is dat een kraakhelder zinnetje. Kunnen we nu de presentatie gaan voorbereiden?

Nog niet! Het doel staat ons al helder voor ogen, maar om tot de kern van een verhaal door te dringen is dat niet voldoende.

Stap 2: beschrijf hoe je het doel gaat bereiken

De tweede stap is om te beschrijven hoe je het doel gaat bereiken. Dat is de concrete uitwerking van je doel. Dit deel is minder makkelijk in een formule te vatten, aangezien het afhankelijk is van de inhoud van je presentatie. Mede daardoor is dit gedeelte de ene keer wat korter en de andere keer wat langer.

Toch kun je drie richtlijnen aanhouden. Ten eerste gebruik je aan het begin van deze zin een werkwoord dat bij je communicatieve doel past (informeren: “Ik vertel dat…”; instrueren: “Ik leg uit hoe…”; overtuigen: “Ik beargumenteer waarom…”, et cetera).

Ten tweede geef je hiermee antwoord op de vraag die je eerder stelde om het specifieke doel te verwoorden (‘waarom’, ‘welke’, ‘waarover’, et cetera). Onthoud daarbij dat de kernboodschap van een informatieve presentatie een conclusie bevat, terwijl die van een overtuigende of activerende presentatie tot een standpunt leidt. In het geval van een instructieve presentatie neemt de kernboodschap meestal de vorm aan van een stappenplan. 

Ten derde verwerk je in dit deel uitsluitend de elementen die je nodig hebt om je presentatie te kunnen voorbereiden. Laat cijfers en getallen, voorbeelden en dat soort gedetailleerde informatie achterwege. Op dit moment geldt er namelijk maar één regel: less is more!

Is het weer een beetje vaag geworden?

Laten we ons voorbeeld verder uitwerken. We hebben het doel geformuleerd voor de presentatie waarin professionals uitgelegd krijgen hoe ze een presentatie moeten geven. Als we de kernboodschap helder willen krijgen, dan voegen we daar aan toe hoe we het doel gaan bereiken. Dat doen we volgens de voornoemde richtlijnen:

• We beginnen de tweede zin met een werkwoord dat past bij het doel (instrueren: ‘uitleggen hoe’);
• Het gaat om een instructieve presentatie, dus dit deel krijgt de vorm van een stappenplan;
• We beperken ons uitsluitend tot de informatie die nodig is om de presentatie te kunnen voorbereiden.

Dit leidt tot de volgende uitwerking:

• Het doel is om professionals te instrueren over presentatievaardigheden, zodat ze een goede presentatie kunnen geven. We leggen eerst uit hoe ze in twee stappen de kernboodschap scherp krijgen, waarna ze een geschikte presentatievorm kiezen. Daarna bedenken ze een anekdote die aansluit op de inhoud en waarmee ze de presentatie beginnen en afsluiten. Vervolgens werken ze in de kern de onderwerpen uit die nodig zijn om de boodschap over te brengen, eventueel ondersteund met voorbeelden. Tot slot oefenen ze de presentatie minimaal drie keer met een stopwatch erbij, waarvan één keer voor de spiegel.

Kan ik checken of ik het goed heb gedaan?

Ja! Een handige manier om te controleren of je kernboodschap klopt, is door er in gedachten een van de onderstaande zinnen achteraan te zeggen:

• Informatief: “Daarover informeer ik mijn doelgroep.”
• Instructief: “Deze instructies geef ik mijn doelgroep.”
• Overtuigend: “Daarvan overtuig ik mijn doelgroep.”
• Activerend: “Daartoe spoor ik mijn doelgroep aan.”

Als dat een logische slotzin is, heb je de kernboodschap te pakken en kun je de presentatie gaan voorbereiden.

Geef jij kernachtige presentaties?

Zojuist heb je de kernboodschap onder woorden gebracht. De volgende stap in het voorbereiden van de presentatie is om research te doen en de structuur uiteen te zetten.

Wil je leren hoe je een professionele presentatie moet geven? Lees onze ultieme presenteergids voor professionals, schrijf je in voor onze cursussen of neem rechtstreeks contact op met De Presenteerschool.

Vond je dit een interessant artikel? Laat dan een comment achter en deel de post via social media met je contacten.

1. Coverfoto: PopTech (2009). ‘Neri Oxman – Pop!Tech 2009 – Camden, ME’, geraadpleegd op zondag 8 september 2019 via https://www.flickr.com/photos/poptech/4039978833.
2. Meyers, P. en S. Nix (2012). As We Speak: How to Make Your Point and Have It Stick. New York: Simon & Schuster.