Er zijn verschillende redenen waarom het publiek van een presentatie afhaakt. Vaak ligt de oorzaak bij de spreker. Zo zijn sommige sprekers geneigd vooral te zenden, terwijl andere moeite hebben hoofd- en bijzaken gescheiden te houden. Ze geven zo veel irrelevante informatie dat de rode draad vertroebeld raakt. 1 Als je een presentatie wilt geven die je publiek bijblijft, moet je ervoor zorgen dat je met het minimale aantal woorden tot de kern komt.
Je presentatie stapsgewijs voorbereiden
Aan een presentatie kun je veel voorbereiden: een PowerPoint maken, de tekst uit je hoofd leren, oefenen voor de spiegel, enzovoorts. Je kunt je boodschap echter pas succesvol overbrengen als je helder voor ogen hebt wat je wilt bereiken. In dit artikel vind je een methode die je helpt om je presentatie kernachtig te houden. Je leert in twee stappen de kernboodschap van je verhaal te herkennen én onder woorden te brengen.
Stap 1: stel de doelstelling van je presentatie vast
De eerste stap is om de doelstelling in ongeveer dertig woorden te verpakken. Je kunt daarvoor de volgende formule gebruiken:
- Het doel van deze presentatie is om [doelgroep specificeren] te [doel bepalen], zodat [resultaat beschrijven].
De formule kent drie variabelen: de doelgroep, het communicatieve doel en het resultaat. Hieronder worden ze een voor een besproken.
De doelgroep: op welk segment van het publiek richt jij je?
In algemene zin is de doelgroep gewoonweg je publiek, maar je kunt dit specifieker uitwerken. Je kunt je bijvoorbeeld richten tot ‘de directie’, ‘een groep van tien strafpleiters’, ‘52 liefhebbers van Zuid-Amerikaanse literatuur’, enzovoorts. Definieer je doelgroep zo helder mogelijk, zodat je de inhoud en het taalgebruik daarop af kunt stemmen. Mocht je niet precies weten wie je doelgroep is, kies dan gewoon voor ‘mijn publiek’. In een latere fase van het voorbereiden kun je de doelgroep van je presentatie nader specificeren, bijvoorbeeld door deze drie stappen te zetten.
Het communicatieve doel: wat beoog je met je presentatie?
Met het communicatieve doel geef je aan wat je met je presentatie beoogt. Je kunt verschillende zakelijke doelen onderscheiden, zoals de onderstaande vijf doelen:
- Informeren: je wilt informatie verschaffen aan de doelgroep
- Instrueren: je wilt de doelgroep een vaardigheid bijbrengen
- Inspireren: je wilt de doelgroep enthousiast maken over een thema
- Overtuigen: je wilt de mening van de doelgroep beïnvloeden
- Activeren: je wilt de doelgroep aansporen tot handelen
Om het communicatieve doel vast te stellen, kun je dus een van de bovenstaande werkwoorden gebruiken.
Het resultaat: welke verandering maakt je publiek door?
Je geeft een presentatie omdat je een resultaat wilt bereiken. Als spreker wil je dat het publiek zich ontwikkelt door wat jij te vertellen hebt. Als je het doel hebt bepaald en gespecificeerd, kun je omschrijven welke verandering je bij het publiek beoogt.
- Het resultaat van informeren: het publiek weet of begrijpt iets wat het eerder niet wist of begreep.
- Het resultaat van instrueren: het publiek kan iets wat het eerder niet kon.
- Het resultaat van overtuigen: het publiek vindt of voelt iets wat het eerder niet vond of voelde.
- Het resultaat van activeren: het publiek doet of laat iets wat het eerder niet deed of liet.
Stap 2: bepaal hoe je die doelstelling gaat bereiken
De tweede stap is om te beschrijven hoe je de doelstelling gaat bereiken. Dat is de concrete uitwerking van het resultaat. Dit deel is minder makkelijk in een formule te vatten, aangezien het afhankelijk is van de inhoud van je presentatie. Mede daardoor is dit gedeelte de ene keer wat korter en de andere keer wat langer. Toch kun je twee richtlijnen aanhouden.
Ten eerste gebruik je aan het begin van deze zin een werkwoord dat bij je communicatieve doel past (informeren: “Ik vertel dat…”; instrueren: “Ik leg uit hoe…”; overtuigen: “Ik beargumenteer waarom…”, et cetera). Onthoud hierbij dat een informatieve presentatie leidt tot een conclusie, terwijl die van een overtuigende of activerende presentatie in het teken staat van een standpunt of een call-to-action. In het geval van een instructieve presentatie neemt de kernboodschap vaak vorm aan van een stappenplan.
Ten tweede verwerk je in dit deel uitsluitend de elementen die je nodig hebt om je presentatie te kunnen voorbereiden. Laat cijfers en getallen, voorbeelden en dat soort gedetailleerde informatie achterwege. Op dit moment geldt er namelijk maar één regel: less is more!
Kun jij een kernachtige presentatie voorbereiden?
Zojuist heb je de doelstelling onder woorden gebracht. De volgende stap is om research te doen en de structuur uiteen te zetten. Zo kun je stapsgewijs een presentatie voorbereiden rondom de kern van je verhaal.
BRONNEN
- Meyers, P. en S. Nix (2012). As We Speak: How to Make Your Point and Have It Stick. New York: Simon & Schuster.
