Presentatie voorbereiden? Raak de kern in twee stappen

Een presentatie voorbereiden kan een behoorlijk intensieve klus zijn. In dit artikel lees je hoe je in twee stappen de kern van je presentatie raakt. Ga hier meteen naar de formule.

Er zijn verschillende redenen waarom het publiek van een presentatie afhaakt. Vaak ligt de oorzaak bij de spreker.

Zo zijn sommige sprekers geneigd vooral te zenden, terwijl andere moeite hebben hoofd- en bijzaken gescheiden te houden. Ze geven zo veel irrelevante informatie dat de rode draad vertroebeld raakt.

Om met het minimale aantal woorden tot de kern te komen, kun je in twee stappen je presentatie voorbereiden.

Je presentatie stapsgewijs voorbereiden

Aan een presentatie kun je veel voorbereiden: een PowerPoint maken, de tekst uit je hoofd leren, oefenen voor de spiegel, enzovoorts.

Je kunt je boodschap echter pas succesvol overbrengen als je helder voor ogen hebt wat je wilt bereiken. In dit artikel vind je een methode die je helpt om je presentatie kernachtig te houden.

Je leert in twee stappen de kernboodschap van je verhaal te herkennen én onder woorden te brengen.

Stap 1: stel de doelstelling van je presentatie vast

De eerste stap is om de doelstelling in ongeveer dertig woorden te verpakken. Je kunt daarvoor de volgende formule gebruiken:

• Het doel van deze presentatie is om [doelgroep specificeren] te [doel bepalen], zodat [resultaat beschrijven].

De formule kent drie variabelen: de doelgroep, het communicatieve doel en het resultaat. Hieronder worden ze een voor een besproken.

De doelgroep: op welk segment van het publiek richt jij je?

In algemene zin is de doelgroep gewoon het publiek dat voor je zit, maar je kunt dit specifieker uitwerken. Je kunt je bijvoorbeeld richten tot ‘de directie’, ‘een groep van tien strafpleiters’, ‘52 liefhebbers van Zuid-Amerikaanse literatuur’, enzovoorts.

Definieer je doelgroep zo helder mogelijk, zodat je inhoud en taalgebruik daarop af kunt stemmen. Mocht je niet precies weten wie je doelgroep is, kies dan gewoon voor ‘mijn publiek’.

In een latere fase van het voorbereiden kun je de doelgroep van je presentatie nader specificeren, bijvoorbeeld door deze drie stappen te zetten.

Het communicatieve doel: wat beoog je met je presentatie?

Met het communicatieve doel geef je aan wat je met je presentatie beoogt. Je kunt verschillende zakelijke doelen onderscheiden, zoals de onderstaande vijf doelen:

• Informeren: je wilt informatie verschaffen aan de doelgroep
• Instrueren: je wilt de doelgroep een vaardigheid bijbrengen
• Inspireren: je wilt de doelgroep enthousiast maken over een thema
• Overtuigen: je wilt de mening van de doelgroep beïnvloeden
• Activeren: je wilt de doelgroep aansporen tot handelen

Om het communicatieve doel vast te stellen, kun je dus een van de bovenstaande werkwoorden gebruiken.

Het resultaat: welke verandering maakt je publiek door?

Je geeft een presentatie omdat je een resultaat wilt bereiken. Als spreker wil je dat het publiek zich ontwikkelt door wat jij te vertellen hebt.

Als je het doel hebt bepaald en gespecificeerd, kun je omschrijven welke verandering je bij het publiek beoogt.

• Informeren heeft als resultaat dat je publiek iets weet of begrijpt wat het eerder niet wist of begreep.
• Instrueren heeft als resultaat dat je publiek iets kan wat het eerder niet kon.
• Inspireren heeft als resultaat dat je publiek enthousiasme voelt over een bepaald onderwerp.
• Overtuigen heeft als resultaat dat je publiek iets vindt of voelt wat het eerder niet vond of voelde.
• Activeren heeft als resultaat dat je publiek iets doet of laat wat het eerder niet deed of liet.

Stapsgewijs je presentatie voorbereiden: een praktijkvoorbeeld

Michael werkt als adviseur duurzaamheid bij een middelgrote Nederlandse gemeente. Een groep lokale ondernemers benadert hem om een presentatie te geven over best practices rondom duurzaamheidsbeleid.

Omdat hij zijn presentatie gestructureerd wil voorbereiden, begint hij met de formulering van zijn doelstelling:

• “Het doel van mijn presentatie is om lokale ondernemers te informeren over duurzame bedrijfspraktijken, zodat zij hun ecologische voetafdruk kunnen verkleinen en kunnen bijdragen aan een duurzamere gemeenschap.”

Hij had er ook voor kunnen kiezen om te inspireren, overtuigen of activeren. Dat zou hebben geleid tot een ander resultaat – en dus tot een andere formule.

Stap 2: bepaal hoe je de doelstelling gaat bereiken

De tweede stap is om te beschrijven hoe je de doelstelling gaat bereiken. Dat is de concrete uitwerking van het resultaat.

Dit deel is minder makkelijk in een formule te vatten, aangezien het afhankelijk is van de inhoud van je presentatie. Mede daardoor is dit gedeelte de ene keer wat korter en de andere keer wat langer.

Toch kun je twee richtlijnen aanhouden.

• Begin met een werkwoord dat bij je communicatieve doel past (informeren: “Ik vertel dat…”; instrueren: “Ik leg uit hoe…”; overtuigen: “Ik beargumenteer waarom…”, et cetera).
  • Onthoud dat informatieve presentaties leiden tot een conclusie, terwijl overtuigende of activerende presentaties in een standpunt of call-to-action resulteren. De kernboodschap van een instructieve presentatie neemt vaak de vorm aan van een stappenplan.
    
• Verwerk in dit deel uitsluitend de elementen die je nodig hebt om je presentatie te kunnen voorbereiden.
  • Let op: laat cijfers en getallen, voorbeelden en dat soort gedetailleerde informatie achterwege. Op dit moment geldt er namelijk maar één regel: less is more!

Terug naar het praktijkvoorbeeld

Aan het begin van de tweede stap zet Michael de woorden "Ik vertel dat..." op papier. Vervolgens denkt hij grondig na over de conclusie waar hij naartoe werkt. Hij wilt dat de lokale ondernemers begrijpen dat het zowel haalbaar als essentieel is om hun bedrijfsvoering te verduurzamen.

Om bij dat punt te komen bespreekt hij eerst met welke problematiek de gemeente te maken heeft. Vervolgens gaat hij in op de rol die de lokale ondernemers hierin spelen. Tot slot laat hij inspirerende voorbeelden zien van ondernemers in andere gemeenten die van verduurzaming een verdienmodel hebben gemaakt.

Kun jij een kernachtige presentatie voorbereiden?

Zojuist heb je de doelstelling onder woorden gebracht. De volgende stap is om research te doen en de structuur uiteen te zetten. Zo kun je stapsgewijs een presentatie voorbereiden rondom de kern van je verhaal.