Een presentatie opbouwen: hoe doe je dat?

De traditionele presentatiestructuur is niet ingewikkeld: je volgt een inleiding, kern en slot. Dat helpt je om informatie in een logische volgorde te verzenden. Communicatie is echter pas succesvol als je boodschap overkomt op de ontvangers. Het is dus essentieel dat zij zich openstellen voor je boodschap. Je wilt neurale koppeling realiseren. In die situatie stemmen toehoorders hun hersenactiviteit af op die van jou als spreker. ¹ Om deze connectie te waarborgen kun je een presentatie opbouwen met het publiek in je achterhoofd.

Een presentatie opbouwen rondom de connectie

Als spreker heb je meerdere motieven om een connectie te maken met je toehoorders. Allereerst wil je dat ze goed naar je luisteren. Daarnaast moeten ze bereid zijn iets van je aan te nemen. Je wilt dus dat ze zich met je kunnen identificeren, dat ze zich betrokken voelen bij je verhaal en dat ze nadenken over wat je vertelt. Als je dat denkproces eenmaal in gang hebt gezet, heb je de voorwaarden gecreëerd om ze te beïnvloeden.

Connectie

Aan het begin van elk onderdeel van je presentatie maak je een connectie met je toehoorders. Dat kun je op meerdere manieren doen. Je kunt ze rechtstreeks aanspreken, bijvoorbeeld door ze telkens een nieuwe vraag voor te leggen. Belangrijk is wel dat je de regie in handen houdt. De enige reden om ze een rol te geven in je presentatie, is om ze betrokken te houden bij je boodschap. Je kunt ook een verhaal vertellen waarmee je toehoorders zich kunnen identificeren. Aan het begin van het volgende onderdeel vertel je het volgende deel van het verhaal. Een andere effectieve manier is door emoties bij ze op te wekken die steeds intenser worden.

Inleiding

De inleiding is communicatief bedoeld: je wilt ervoor zorgen dat je publiek weet wat het kan verwachten. Om dat te bereiken zet je vier stappen. Je schetst de aanleiding, stelt jezelf voor en bespreekt de doelstelling van je presentatie. Ook geef je aan hoe de kern is opgebouwd en hoe lang het geheel duurt. Uiteraard hoef je jezelf niet te introduceren als je de aanwezigen persoonlijk kent. Heb je weinig tijd? Besteed dan ten minste aandacht aan de aanleiding, het doel en de structuur.

Kern

Zoals je een presentatie kunt opbouwen in een inleiding, kern en slot, kun je ook de kern in drieën delen. Als je de principes van de message map volgt, werk je vanuit je kernboodschap naar een steeds gedetailleerder verhaal toe. Je zou een presentatie kunnen beginnen met een probleemstelling. Daarop volgt de analyse, waarna je de oplossingen een voor een bespreekt. Een evaluatieve presentatie kun je juist chronologisch indelen: je begint met terugblik, je analyseert het heden en je eindigt met een vooruitblik. Als je op ieder niveau deze driedeling hanteert, vergroot je de voorspelbaarheid van je verhaal. Dat maakt het gemakkelijk voor je toehoorders om je presentatie te volgen.

Slot

Net zoals de inleiding heeft het slot een communicatieve functie. Het publiek moet je boodschap begrijpen en onthouden en er in sommige gevallen gehoor aan geven. Daarom besteed je aandacht aan vier elementen. Je begint met een puntsgewijze samenvatting. Dat zorgt er namelijk voor dat je toehoorders je verhaal beter begrijpen én onthouden. ² Daarna doe je een oproep. Dat kan een call-to-action zijn, maar ook een eenvoudige uitnodiging om contact met je op te nemen. Dan dank je de toehoorders voor de aandacht en geef je ze de gelegenheid om vragen te stellen. Heb je weinig tijd? Beperk je dan tot de eerste twee elementen.

Een samenhangende presentatie opbouwen

Tijdens je performance praat je de verschillende elementen aan elkaar. Dat kun je volledig op gevoel doen, maar dan loop je het risico in uitweidingen te vervallen. Het is slimmer om de afzonderlijke onderdelen van je presentatie met brugzinnetjes aan elkaar te verbinden. Een aankondiging van het slot, zoals “Dames en heren, ik ga afronden”, zorgt er namelijk voor dat dit deel van je presentatie beter tot je publiek doordringt dan als je zomaar begint met je afsluiting. ³

Kun jij effectief een presentatie opbouwen?

Een connectie met je toehoorders is cruciaal als je een boodschap op ze wilt overbrengen. Het bovenstaande model stelt je in staat je presentatie zo op te bouwen dat je de verbinding met je publiek geen moment uit het oog verliest.

1. Stephens, G. et al (2010). ‘Speaker-listener neural coupling underlies successful communication’, PNAS, Washington: National Academy of Sciences, p. 25-30. Geraadpleegd op 16 juni 2020.
2. Kuenen, J. en M. Wackers (2012). Presenteren: wat werkt echt en wat echt niet? Onderbouwde adviezen over presentatietechnieken. Amersfoort: Communicatiereeks, p. 133.
3. Kuenen, J. en M. Wackers (2012). Presenteren: wat werkt echt en wat echt niet? Onderbouwde adviezen over presentatietechnieken. Amersfoort: Communicatiereeks, p. 131.