Werk jij bij een maatschappelijke organisatie, school of ministerie? Dan is de kans groot dat je weleens een voorlichting verzorgt. Dat kan voor de nodige druk zorgen: je wilt de doelgroep effectief voorlichten, maar bent waarschijnlijk niet opgeleid als voorlichter.

Effectief voorlichten: hoe doe je dat?

Effectief voorlichten is niet eenvoudig: je brengt informatie over om bewustzijn aan te wakkeren, gedrag te beïnvloeden of allebei. Het volstaat dus niet om informatie te verzenden. Om je doelgroep te bereiken moet je ook beïnvloedingstechnieken toepassen.

Als je een publiek effectief wilt voorlichten kun je de volgende stappen volgen. Houd je over één onderwerp een voorlichting voor verschillende doelgroepen? Neem dan voor iedere doelgroep deze vier stappen door.

Stap 1: bepaal je doel en doelgroep

Allereerst is het cruciaal helder voor ogen te krijgen wat je wilt bereiken met je voorlichting. De volgende formule kan daarbij van pas komen: Het doel van de voorlichting is om [doelgroep specificeren] te [doel bepalen], zodat [resultaat beschrijven]. Op deze manier weet je waarom je de voorlichting geeft, aan wie je de voorlichting geeft en welk resultaat je wilt bereiken met je doelgroep.

Op de doelgroep kun je nader inzoomen. Je wilt gemeenschappelijke factoren achterhalen waarop je de boodschap af kunt stemmen. Analyseer dus wie er tegenover je zit en waarom die personen naar jou willen luisteren. Heb je een gemêleerd gezelschap tegenover je? Dan kun je de doelgroep segmenteren en elk segment op een andere manier aanspreken.

Stap 2: structureer de voorlichting

Als je de doelstelling en doelgroep helder hebt, dan kun je nadenken over de opbouw van je voorlichting. Een zakelijke presentatie kent drie vaste elementen: een inleiding, een kern en een slot. ¹ Dat geldt ook voor een voorlichting.

Tijdens de inleiding schetst je de aanleiding, bespreek je de doelstelling en stel je jezelf voor. Ook vertel je hoe de kern is opgebouwd en hoe lang de voorlichting duurt. In het slot geef je een krachtige, puntsgewijze samenvatting, bied je de mogelijkheid tot contact en eindig je met een call-to-action. Je kunt focus aanbrengen in de kern van je voorlichting door de message map te gebruiken. Je deelt de kern op in drie hoofdonderwerpen en beschrijft per hoofdonderwerp drie deelonderwerpen.

Stap 3: maak een connectie

Als spreker heb je meerdere motieven om een connectie te maken met je toehoorders. Allereerst wil je dat ze goed naar je luisteren. Ook moeten ze bereid zijn iets van je aan te nemen. Je wilt dat ze zich met je kunnen identificeren, zich betrokken voelen bij je verhaal en nadenken over wat je vertelt. Als je dat denkproces eenmaal in gang hebt gezet, heb je de voorwaarden gecreëerd om ze te beïnvloeden. ²

Je kunt in de opbouw van je voorlichting momenten inbouwen waarop je een connectie maakt met je publiek. Je kunt je voorlichting bijvoorbeeld starten met een vraag, een casus of stelling waarmee je direct het denkproces stimuleert en mogelijk al bepaalde emoties opwekt. Een andere manier om connectie te creëren is activerende werkvormen inbouwen. In de kern van de voorlichting kun je een casusbespreking, een discussie of brainstorm inbouwen. Bedenk goed: hoe langer de voorlichting, des te vaker je het publiek moet activeren.

Stap 4: leg helder uit

De voorlichting valt of staat met hoe je jouw boodschap overbrengt op je doelgroep. Helder kunnen uitleggen is daarbij een belangrijke vaardigheid. Er bestaan technieken die je kunt toepassen om een heldere uitleg te geven. ³

Het is allereerst belangrijk om te beginnen bij het begin. Zo sluit je aan bij de voorkennis van je toehoorders. Daarnaast wil je de nieuwsgierigheid prikkelen, zodat je publiek geboeid raakt. Verder is de kans groot dat je meer weet dan je publiek. Daarom moet je concepten een voor een toedienen. Tot slot kun je metaforen gebruiken en voorbeelden geven om de materie tot leven te brengen.

Versta jij de kunst van effectief voorlichten?

Wil jij effectief voorlichten? Dan is het belangrijk jezelf goed voor te bereiden, een connectie te maken met je publiek en helder uit te leggen. De bovenstaande vier stappen helpen je hierbij.

1. Kuenen, J. en M. Wackers (2012). Presenteren: wat werkt echt en wat echt niet? Onderbouwde adviezen over presentatietechnieken. Amersfoort: Communicatiereeks, p. 128-133.
2. Stephens, G. et al (2010). ‘Speaker-listener neural coupling underlies successful communication’, PNAS, Washington: National Academy of Sciences, p. 25-30. Geraadpleegd op 16 juni 2020.
3. Anderson, C. (2016). TED Talks. The Official TED Guide to Public Speaking. London: Nicholas Brealey Publishing, p. 72-85.