Of je nu een kwartaalrapportage presenteert, investeringskansen onderbouwt of markttrends analyseert: de uitdaging blijft hetzelfde. Hoe kun je het publiek boeien met die droge data? Als spreker moet je in staat zijn cijfermatige data tot leven te brengen. Gelukkig kun je technieken toepassen om op een effectieve manier cijfers te presenteren.
Cijfers tot leven brengen: hoe doe je dat?
Cijfers staan nooit op zichzelf; ze maken deel uit van een groter verhaal. Als spreker heb je de taak dat verhaal boeiend en begrijpelijk over te brengen. Je wilt dat je toehoorders de data in de juiste context plaatsen, zodat de kans toeneemt dat ze zich ervoor openstellen. 1
Drie technieken om cijfers te presenteren
Hoe zorg je ervoor dat je publiek niet alleen cijfers ziet, maar ook begrijpt wat ze betekenen en waarom ze belangrijk zijn? Hieronder bespreken we drie technieken die je daarbij helpen.
1. De data visualiseren
Datavisualisatie is een effectieve techniek om complexe cijferreeksen inzichtelijk te maken. We verwerken beeld nu eenmaal sneller dan tekst en getallen. Met grafieken, diagrammen of infographics maak je abstracte data visueel aantrekkelijker en help je het publiek snel patronen, trends en belangrijke punten te herkennen. 2 Bovendien maken goed ontworpen visualisaties je verhaal niet alleen toegankelijker, maar ook krachtiger en gedenkwaardiger. 3
Een bedrijf wil zijn jaarlijkse verkoopcijfers presenteren met behulp van onbewerkte tabellen. In plaats daarvan kiest de spreker voor een kleurgecodeerde staafdiagram. Elke staaf duidt een jaar aan en elke kleur vertegenwoordigt een productcategorie. Zo maakt hij in één oogopslag duidelijk hoe elk productsegment heeft bijgedragen aan de totale verkoop.
Ook toont hij een interactieve infographic om de groei over de jaren heen uit te beelden. Als hij op bepaalde delen van de infographic klikt, krijgen de aanwezigen meer gedetailleerde informatie over specifieke jaren of productlijnen te zien. Nu kan hij gedetailleerde cijfers presenteren zonder de context uit het oog te verliezen. Dankzij deze visuele aanpak blijft het publiek niet alleen geboeid, maar krijgt het ook een duidelijker beeld van de groei van het bedrijf.
2. De details vereenvoudigen
Cijfers kunnen saai en overweldigend zijn – zeker als het om grote eenheden gaat. Als je cijfers wilt presenteren is het dus belangrijk niet té gedetailleerd te werk te gaan. Focus op de kerncijfers waar je verhaal om draait. Rond hoe dan ook alle cijfers af, zodat het publiek de rode draad goed kan blijven volgen. 4
Als je bijvoorbeeld de bezoekersaantallen van een jaarlijks evenement presenteert, is het mogelijk om de exacte aantallen noemen: “34.967 bezoekers in 2020, 36.412 in 2021 en 37.583 in 2022”. Resultaat: het publiek verliest zich in de details. In plaats daarvan kun je beter afgeronde cijfers presenteren en op de trend focussen: “We zagen een gestage groei van ongeveer 35.000 bezoekers in 2020 naar bijna 40.000 in 2022.” Zo maak je de informatie toegankelijker en benadruk je de ontwikkeling die je wilt schetsen.
Wil je de aanwezigen toch inzicht geven in de precieze getallen? Vertel ze waar ze de data na afloop zelf kunnen inzien. Zo blijft je presentatie kernachtig, terwijl je transparantie biedt aan wie meer wil weten.
3. De narratieve context
De derde techniek is om cijfers binnen een narratieve context te plaatsen. Je integreert ze in een groter verhaal, waardoor ze betekenis krijgen. Je kunt cijfers bijvoorbeeld gebruiken om een uitdaging binnen je bedrijf te illustreren. Zo worden ze onderdeel van een bredere context, wat het voor je publiek makkelijker maakt de relevantie en betekenis ervan te begrijpen. 5
Stel dat je een presentatie geeft over de groei van je organisatie. Je vertelt eerst over de bescheiden start, met slechts een paar medewerkers en een jaaromzet van 100.000 euro. Daarna illustreer je hoe strategische beslissingen hebben geleid tot een gestage groei. Ter ondersteuning kun je de relevante cijfers presenteren: “In de afgelopen vijf jaar is ons team gegroeid naar 50 medewerkers en onze omzet naar 10 miljoen euro.”
Het publiek ziet nu niet alleen de indrukwekkende groei in getallen, maar begrijpt ook de inspanningen die achter deze cijfers schuilen. Dit maakt de data informatief, inspirerend en memorabel.
Kun jij op een aansprekende manier cijfers presenteren?
Het is niet gemakkelijk om cijfers te presenteren. Je loopt al gauw het risico dat je te veel details deelt, waardoor je publiek afhaakt. Met de juiste technieken zoals datavisualisatie en storytelling kun je jouw data tot leven wekken. Pas ze dus toe om je presentaties boeiender, aansprekender en overtuigender te maken.
Bronnen
- Brethouwer, W., Doornberg, R., Hoogervorst, D. en Wolters, L. (2019). ‘Context in content. Een verhalend onderzoek‘. DPG Media & MarketResponse, geraadpleegd op 12 november 2023. ↩︎
- Martinuzzi, B. (2023). ‘Enhancing Data Presentations: Tips for Data Storytelling‘. Business Class, geraadpleegd op 12 november 2023. ↩︎
- Childress, A. (2018). ‘How to Present Data in Presentations‘. Envatotuts+, geraadpleegd op 12 november. ↩︎
- Valcheva, S. (z.j.). ‘15 Cool Ways to Show Data‘. Intellspot, geraadpleegd op 12 november 2023. ↩︎
- Anson, A. (z.j.). ‘Infographic Effectiveness Statistics‘. Ansonalex, geraadpleegd op 12 november 2023. ↩︎
